Gian lận trong nội bộ nhân viên (số 3)

Tiếp theo số 2

Văn hóa quản lý nào thường dẫn đến gian lận trong nội bộ nhân viên?

Như đã đề cập trong bài 1, gian lận trong nội bộ thường rất tinh vi và có sự hỗ trợ của một số người trong nhóm nên việc điều tra, phát hiện , xử lý đôi khi rất khó khăn và tốn kém, nên phòng hơn chống là nguyên tắc chủ yếu. 

Một ví dụ nhỏ: Cách đây 15 năm,  sếp của tôi là người nước ngoài sau khi đi công tác về nộp đầy đủ cho kế toán bảng kê khai đầy đủ kèm theo cuống vé taxi, biên lai ăn uống dọc đường, vé máy bay, tự giác trả lại tiền thừa, nếu cần ông ta sẽ giải thích cụ thể cho kế toán đã đi đâu, về việc gì, gặp ai, công ty nào trong chuyến công tác nước ngoài đó...tôi chưa thấy sếp người VN làm như vậy bao giờ? duy nhất chỉ có một yêu cầu bằng miệng là chi 100 triệu để  đi công tác, và chúng tôi phải kiếm hóa đơn, chứng từ để hợp thức hóa cho những khoản chi như vậy! công ty đó về sau này bị sụp đổ do các cô đông không tin tưởng lẫn nhau trong quản lý tiền bạc và làm ăn thua lỗ. Vì sao có sự khác nhau như vậy? có lẽ do khác nhau về văn hóa quản lý và do chưa hiểu được tác hại của hành vi do họ tạo ra cho nhân viên cấp dưới.

Sau đây là những văn hóa quản lý thường dẫn đến gian lận:

• Văn hóa gia đình trong quản trị doanh nghiệp tư nhân: Gian lận trong nội bộ thường xảy ra nơi mà các cán bộ lãnh đạo không gương mẫu trong việc tuân thủ các thủ tục, chính sách chi tiêu mua sắm đã đề ra. Đa số  công ty vừa và nhỏ là phát triển lên từ các gia đình nơi mà các chính sách quy định kiểm soát thường là không được xây dựng và chấp hành đầy đủ. Hãy hình dung, một công ty gia đình, chủ của công ty có thể bao gồm các thế hệ: ông bà con cháu. Nhân viên kế toán sẽ nghĩ gì khi các thành viên trong gia đình mặc nhiên rút tiền chi tiêu, hoặc chi tiêu lãng phí cho những hoạt động không tạo ra giá trị, hoặc tự do sử dụng hàng hóa tài sản mà không để ý đến chính sách phê duyệt, hoặc chi tiêu mà không hề có báo cáo chi tiêu cùng với các chứng từ hóa đơn nộp về cho bộ phận kế toán như quy định. Ít nhất là nhân viên sẽ không cảm thấy việc tôn trọng các chính sách quản lý chi tiêu, quản lý tài sản là cần thiết. Nhân viên sẽ chẳng mấy ai quan tâm đến việc chi tiêu tiết kiệm, sử dụng tiền bạc và tài sản một cách hiệu quả nếu như sếp không làm như vậy. Vì vậy, muốn xây dựng được môi trườn quản lý nơi mà mọi hoạt động được kiểm soát bởi các chính sách hợp lý thì bản thân người chủ, nhân sự cao cấp phải là những người gương mẫu nhất trong việc tuân thủ các qui định chung trong các thủ tục kiểm soát. 
•  Văn hóa qua chú trọng chỉ tiêu lợi nhuận, doanh thu: Người điều hành, cán bộ cấp dưới bị quá nhiều áp lực do bị giao chỉ tiêu doanh thu quá sức, áp lực bị mất việc, mất thưởng sẽ dẫn đến báo cáo tài chính giả tạo, một trong những nguyên nhân của cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu trong năm qua.
• Văn hóa nịnh bợ, điều hành công ty bằng miệng của sếp. Sếp nói gì làm gì cũng đúng:  : Điều một- sếp luôn luôn đúng. Điều hai- nếu không thì xem lại điều một!
• Nhân sự cao cấp thiếu năng lực, tuyển dụng nhân sự cấp dưới dựa vào trình độ " mua vui" nịnh bợ của cấp dưới,  văn hóa nịnh bợ, luồn cúi, gian lận lan tràn trong nội bộ công ty. Sếp thấy nhân viên gian lận thì cũng xuê xoa cho xong để nó khỏi phản mình!
• Sếp là tất cả, không có điều lệ công ty, không có chính sách nào có hiệu lực nếu sếp không bảo làm như vậy thì anh đừng làm
• Người chủ/ người điều hành không nhận thức hết được hậu quả của gian lận nội bộ, coi thường các chính sách quản lý
•  chủ quan trong đánh giá nhân viên gian lận, trong quản lý giám sát dẫn đến thiếu xây dựng chính sách về chống gian lận
• Văn hóa trốn thuế:
• Chủ trương trốn thuế bằng việc chạy hai sổ dẫn đến báo cáo quản trị không được chú trọng thích đáng, dẫn đến số liệu không đúng sự thật về hiệu quả thật của hoạt động, dẫn đến chi tiêu lãng phí thành thói quen trong nhân viên
• Quá chú trọng vào trốn thuế, nên trong tuyển nhân sự kế toán không dựa vào năng lực chuyên môn trong quản trị mà chủ yếu dựa vào khả năng trốn thuế, lách thuế của nhân viên, làm giảm hiệu quả của hệ thống thông tin phân tích kế toán trong việc quản lý tiền vốn, không có thông tin đúng về hiệu quả hoạt động, tạo ra tình trạng lãi giả lỗ thật, thất thoát không lường
• Trốn thuế dẫn đến người chủ/người điều hành không dám sa thải các nhân viên yếu kém về năng lực và đạo đức do lo sợ bị trả thù cá nhân, bị tố giác với cơ quan thuế, dẫn đến tình trạng trên bảo dưới không nghe.
•  Trốn thuế dẫn đến phải sử dụng chủ yếu tiền mặt trong thu chi, hoặc sử dụng nhiều tài khoản cá nhân để che giấu giao dịch thu chi, dẫn đến rủi ro cao cho các thủ tục kiểm soát.
• Quá tin tưởng một số nhân viên thân cận, văn hóa cảm tính trong quản lý: Tin tưởng nhân viên là cần thiết cho tổ chức phát triển, nhưng quá tin tưởng vào sự trung thành của một vài nhân viên thân cận để kiểm soát công ty, mà coi thường, vô hiệu hóa các thủ tục kiểm soát, có thể dẫn đến gian lận do sự khiếp sợ của các nhận viên còn lại đối với uy quyền của nhân viên được sủng ái. Văn hóa họ hàng, thân quen, ưa thích cảm tính,  kiểu làm việc theo ekip cũng  hay dẫn đến tình trạng này.

Vì vậy, biện pháp phòng gian lận hữu hiệu nhất là tránh tạo môi trường cho các văn hóa quản lý tương tự như trên phát triển. Xây dựng văn hóa quản lý minh bạch, tuân thủ, chính sách tuyển dụng, đề bạt cán bộ, lương thưởng cho nhân viên phải căn cứ vào  hiệu quả công việc nhưng không nên chỉ  quá chú trọng vào chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận mà phải chú trọng cả vấn đề tuân thủ, ý kiến sáng tạo, đóng góp vào sự phát triển bền vững, phát triển uy tín cho công ty trên thị trường.

Kỳ sau: Các biện pháp phòng ngừa, phát hiện. Làm gì khi phát hiên thấy nhân viên gian lận?

Chúc các bạn thành công!

Nguyễn Sơn Xuyên M.A,CPA (Aust.)
Tư vấn quản lý tài chính

Email: xuyen.nguyenson829@gmail.com
Mobile: 0904811700