GIAN LẬN NỘI BỘ (BÀI SỐ 2)

Tiếp theo số 1

Một số ví dụ về gian lận trong nội bộ nhân viên:

Mục tiêu của gian lận trong nội bộ nhân viên là một nhóm nhân viên hoặc từng cá nhân tìm cách hợp thức hoá, che đậy các hành vi gian lận càng lâu càng tốt.  Vì vậy gian lận nội bộ rất phức tạp và tinh vi. Cũng như hoả hoạn, khi tình trạng gian lận đã xảy ra thì cực kỳ khó ngăn chặn thiệt hại của nó, nguyên tắc chủ yếu là phòng vẫn hơn chống! Xây dựng hệ thống báo động, phát hiện sớm rủi ro lan toả rộng của đám cháy vẫn là chủ đạo!

Thông thường những kẻ gian lận có một cái mặt nạ rât thân thiện, cởi mở hơn thường lệ. Họ luôn tỏ ra rất nhiệt tình, quan hệ với đồng nghiệp cực kỳ tốt, họ sẵn sàng chấp nhận làm ngoài giờ, làm việc trong ngày nghỉ lễ, làm cả  những việc không có trong pham vi hợp đồng lao động. Ví dụ: nhân viên bảo vệ sẵn sàng tự nguyện phụ với thủ kho để bê vác, nhập xuất hàng hoá, đêm hôm, sớm tối, ngày chủ nhật, ngày nghỉ lễ. Họ không bao giờ xin nghỉ phép (vì sợ nhân viên làm thay sẽ phát hiện ra gian lận) và thậm chí chấp nhận bị trả lương thấp hơn thị trường nhiều lần. Mục đích của họ là kiếm chác qua việc gian lận chứ không phải là làm công việc lâu dài cho tổ chức. Tuy nhiên, nếu để ý có thể thấy kẻ gian lận có một thái độ khác so với người bình thường! Bạn hãy bất chợt hỏi họ một câu hỏi nhạy cảm rồi nhìn mắt họ, bạn dễ dàng nhận thấy mắt họ không nhìn thẳng quá nửa phút. Mách nước: nếu cần thì nhờ công an điều tra (về hưu) giả làm nhân viên thì bắt bọn ăn cắp vặt này không khó!

 Thường người chủ sẽ thấy hài lòng khi tuyển được nhân sự có kinh nghiệm, có bằng cấp cao mà lại chấp nhận lương thấp! Các bạn đã bao giờ liên hệ với nhà trường để thẩm định bằng cấp chưa ? có bao giờ liên hệ với công an để thẩm định nhân thân của thủ kho, bảo vệ, thủ quỹ, kế toán mới chưa? tôi chưa thấy việc này là thông lệ ở nước ta. Vì vậy một số nhân viên có ý đồ xấu đã lọt vào công ty, có bằng MBA nhưng lại không biết sử dụng Excel! Cuối cùng hoá ra là bằng giả khi bị phát hiện có gian lận ngay trong tháng đầu tiên đi làm.

Các bạn hãy hình dung các nhân viên nhà hàng có thể dấu một vài con tôm hùm, một vài lạng thịt bò Úc, vài lạng cá hồi, một chai rượu ngon ở đâu để mang ra khỏi công ty mà nhân viên bảo vệ không thể phát hiện được? Số lượng một lần là không lớn, nhưng nhiều năm liền và nhiều nhân viên làm việc này thì con số thất thoát là hoàn toàn không nhỏ!

Thông thường vật phẩm có giá trị cao, kích thước nhỏ thì việc dấu trong người (những vị trí nhạy cảm của chị em, gây khó khăn cho việc kiểm  tra của bảo vệ nam), trong túi sách tay, trong cặp lồng cơm là phổ biến. Loại hàng này có thể là đồ nữ trang, vàng bạc, đá quý, thiết bị điện tử, ...tôi nhớ là Bảo Tín Minh Châu đã tuyển dụng vị trí nhân viên kiểm soát nội bộ từ rất sớm so với các doanh nghiệp cùng quy mô nhưng khác ngành. Có lẽ do đặc thù giá trị cao của sản phẩm.

Với nhưng đơn vị có tổ chức phân tán, tạm thời như cầu đường, xây dựng, ..thì việc tạo ra các nhân viên "ma" không có thực là không hiếm. Các hợp đồng giả về nhân công, về thuê mướn đất, thuê nhà làm lán trại, các hoá đơn giả về mua sắm đồ dùng vật dụng...cũng là một cách thức phổ biến gian lận

Một ví dụ phổ biến là kẻ gian lận tìm cách tạo ra các nhà cung cấp giả, hoặc tạo ra các hợp đồng với các nhà cung cấp có thương hiệu nhưng tài khoản thanh toán được sửa đổi để chuyển tiền đi một địa chỉ của người gian lận.

 Nhân viên mua hàng móc ngoặc với nhà cung cấp để tạo giá khống, mua hàng khống, hàng thiếu.

Nhân viên bí mật tạo lập công ty riêng rồi tìm cách có được hợp đồng cung cấp dịch vụ, sản phẩm cho tổ chức. Thông thường do lợi thế kiểm soát được các thông tin nội bộ mà họ có ưu thế trong đấu thầu.

Có lẽ phổ biến hơn cả là lạm dụng quyền hạn và sử dụng lãng phí tài sản, phương tiện công cho mục đích cá nhân: Người chủ doanh nghiệp có dành thời gian để lưu ý thấy Bill điện thoại, hoá đơn taxi tăng cao một cách bất thường không? các bạn có đã bao giờ nhận xét sự khác nhau rất lớn về thời lượng sử dụng điện thoại giữa các nhân viên cùng một bộ phận không? các bạn đã có hệ thống theo dõi phân tích sử dung xe, sử dụng điện thoại hàng tháng chưa? Bao nhiêu % điện thoại và xe công được sử dụng đúng mục đích? Các bạn có xây dựng định mức theo tính chất công việc và doanh thu chưa?

Các nhà đầu tư, chủ doanh nghiệp nên lưu ý một loại gian lận rất phổ biến và hậu quả cực kỳ to lớn của những giám đốc thời đại @ là gian lận trong báo cáo tài chính. Cụ thể là họ thao túng các kế toán viên, kiểm toán viên có trình độ cao tìm cách dấu lỗ hoặc thổi phồng chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận nhằm nhận được các khoản thưởng liên quan đến lợi nhuận, hoặc nguỵ tạo thành tích nhằm tiếp tục được phê duyệt đầu tư mở rộng, bành trướng ảnh hưởng, thế lực uy quyền cho mục đích cá nhân. Bạn phải hết sức cẩn thận với loại gian lận này vì họ sẽ làm suy yếu công ty với những khoản thua lỗ để ngoài sổ sách báo cáo và có thể có ngày công ty của bạn sẽ là của họ đấy! đơn giản là khi giá cổ phiếu giảm do làm ăn thua lỗ, họ sẽ cùng với các chủ nợ mua lại toàn bộ cổ phiếu trên sàn giao dịch với số lượng chiếm được quyền kiểm soát công ty.

Đơn giản nhất trong việc lạm dụng quyền hạn  của sếp là phê duyệt, cung cấp hàng với giá ưu đãi cho bạn bè, người thân, công ty riêng của vợ, con. Gian lận loại này có thể gây thiệt hại khôn lường cho chủ doanh nghiệp nếu việc ưu tiên giá mua có liên quan đến hệ thống bán hàng qua các đại lý. Các đại lý không được ưu đãi giá trước sau sẽ chết yểu do không thể cạnh tranh nổi với cửa hàng của người nhà của các sếp! Hậu quả cuối cùng với chủ doanh nghiệp là gì thì các bạn có thể hình dung được!

Cuối cùng, phổ biến nhất có lẽ là ăn cắp thời gian và  khai gian giờ công ngày công, thống kê sai số lượng khối lượng công việc đã hoàn thành, khai khống các chi tiêu công tác, tiếp khách, quan hệ, môi giới, tư vấn vân vân và vân vân.

Có thể nói gian lận trong nội bộ nhân viên là không thể tránh khỏi. Liệu các chủ doanh nghiệp, các cổ đông, các nhà đầu tư có đủ thời gian và sức lực để đối phó với vấn nạn này không?

 Một số văn hóa quản lý dẫn đến gian lận và biện pháp phòng ngừa, phát hiện sẽ được đề cập trong các số sau.

Nguyễn Sơn Xuyên M.A,CPA (Aust.)
Tư vấn quản lý tài chính

Email: xuyen.nguyenson829@gmail.com
Mobile: 0904811700