KỸ NĂNG CEO-LỢI ÍCH CỦA KIỂM TOÁN

Chi tiêu cho kiểm toán tự nguyện có phải là ném tiền qua cửa sổ?
Đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ không bị bắt buộc có báo cáo tài chính được kiểm toán nên thường không dự toán chi phí kiểm toán trong ngân sách hàng năm của mình vì coi chi phí kiểm toán là "lãng phí thời gian và tiền bạc". Thông thường, khi chưa thiếu vốn, dịch vụ kiểm toán được quan niệm là “không thiết yếu” nhưng phải chi theo luật. Thực tế không phải vậy. Như tôi đã nêu trong bài “Đừng chờ đến khi nhập viện mới làm thân với bác sỹ”, khi bạn thiếu vốn là lúc bạn cần ngân hàng và nhà kiểm toán. Nhưng để thuận lợi bạn cần có báo cáo kiểm toán của vài năm trước đó. Bài viết này xin chia sẻ một vài gợi ý liên quan đến dịch vụ kiểm toán, khi nào bạn cần họ, bạn nên làm việc với họ như thế nào cho hiệu quả.

Nhà kiểm toán là bên thứ ba độc lập xác nhận về sức khỏe tài chính của bạn với ngân hàng. Cụ thể là các ngân hàng luôn dựa vào các báo cáo tài chính có kiểm toán như là một chứng chỉ sức khỏe tài chính để bắt đầu xem xét nhu cầu vay vốn của bạn. Không giống bác sỹ cố gắng cứu bệnh nhân theo quan điểm còn nước còn tát, ngân hàng sẽ sẽ chỉ bắt tay với doanh nghiệp khi bạn còn đủ sức khỏe để tiếp đáp với “liều thuốc” của họ. Như vậy, với chi phí trung bình trên dưới 10 triệu đồng cho một hợp đồng kiểm toán/ năm cho một công ty vừa và nhỏ (tùy theo qui mô và loại hình kiểm toán), bạn có thể được việc lớn hơn như có đủ vốn vay với lãi suất hợp lý và giúp tăng cường kiểm soát nội bộ nhờ các phát hiện kịp thời từ kiểm toán viên độc lập.

Lưu ý là với điều kiện ngân sách hạn hẹp, bạn không nhất thiết phải kiểm toán toàn bộ các báo cáo tài chính theo luật định. Ví dụ cho mục đích vay vốn bạn có thể chỉ thuê kiểm toán xác nhận giá trị tài sản thế chấp ( xem bài “Đừng chờ đến khi nhập viện mới làm thân với bác sỹ “ để biết cách xác định giá trị tài sản thế chấp) với mức phí thấp hơn nhiều so với một hợp đồng kiểm toán theo luật.

Ngoài việc xác nhận báo cáo tài chính là trung thực hợp lý tạo điều kiện cho công việc giao dịch với ngân hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp, đối tác chiến lược, cơ quan thuế, cổ đông, ……. dịch vụ kiểm toán còn đáp ứng nhiều dịch vụ tư vấn khác như: Tư vấn thuế, tư vấn kiểm soát nội bộ, tư vấn tuyển dụng, đào tạo nhân sự tài chính kế toán, tư vấn phần mềm quản trị, tư vấn sổ sách báo cáo quản trị, tư vấn IPO, tư vấn sát nhập, chia tách, giải thể vv….

Theo kinh nghiệm của bản thân, nếu không có lý do nào khác, thì cũng nên thuê kiểm toán vài ba năm một lần để thẩm định khách quan chất lượng báo cáo do kế toán chuẩn bị. Điều này giúp bạn thoát khỏi sự lo lắng về trình độ và đạo đức nghề nghiệp thực tế của đội ngũ kế toán và các nhân viên quản lý các cấp (đặc biệt cần thiết với các tổ chức hạch toán độc lập và phân tán trên nhiều địa bàn khác nhau trong khi bạn không có bộ máy kiểm toán nội bộ hữu hiệu).

Bạn nên biết hầu hết các cuộc kiểm toán đều để lại các phát hiện quan trọng về các lỗ hổng trong kiểm soát nội bộ. Bạn có thể kịp thời điều chỉnh trước khi quá muộn.

Chọn kiểm toán như thế nào?

Ngành nào cũng vậy, có đa khoa, có phân hệ chuyên biệt, bạn nên chọn dịch vụ kiểm toán phù hợp cho mục đích của mình. Nhưng trên hết là phải một người có đạo đức nghề nghiệp. Vì sao, có nhiều lý do nhưng một trong lý do cơ bản là giống như với bác sỹ, bạn nên tạo điều kiện để nhà kiểm toán hiểu bạn thật kỹ lưỡng trước khi bạn có thể nhận được sự trợ giúp hiệu quả của họ với vai trò là nhà tư vấn quản trị. Nếu bạn chỉ muốn có một bản báo cáo “sạch” từ phía kiểm toán thì việc chia sẻ thông tin không nhất thiết phải mở hết như trong các dịch vụ tư vấn quản trị còn lại. Nếu bạn đang kinh doanh trong ngành bất động sản thì đương bạn sẽ không nên thuê các kiểm toán viên chuyên về thương mại xuất nhập khẩu hay bán lẻ hay nhà hàng khác sạn!

Nếu bạn cần hỗ trợ xin hãy gọi T&G Hà Nội để được tư vấn thêm cho trường hợp cụ thể của bạn!

Chúc bạn thành công!

Nguyễn Sơn Xuyên CPA

QUẢN LÝ TÀI CHÍNH - ÂM DƯƠNG CÂN BẰNG

Thu chi là hai mặt Âm Dương của đồng tiền nên không thể tách rời. Thế giới vài chục năm qua đã chi tiêu quá mức nên dẫn đến tình trạng âm thịnh dương suy như bây giờ. Kinh tế suy thoái, các thầy phong thủy âm trạch đang đắt hàng! 

Vẫn biết chi tiêu là cần thiết nhưng chi tiêu chỉ thực sự cần thiết khi mục đích của nó là chi đầu tư cho khoản thu trong tương lai và chi tiêu cần cân bằng với thu nhập. Trong bối cảnh suy thoái kinh tế còn kéo dài thì có lẽ nên tham khảo NGUYÊN LÝ TIẾT CHẾ ÂM ĐỂ DƯỠNG CHO DƯƠNG KHÍ ĐANG SUY YẾU DẦN DẦN HỒI LẠI của triết học phương Đông. Nên chú trọng quản lý chi tiêu là cấp thiết trong bối cảnh hiện nay. Các chủ doanh nghiệp tốn rất nhiều công sức cho công việc kiểm soát chi tiêu hàng ngày. Bài viết này gợi ý một vài kinh nghiệm hay mà tôi đã sàng lọc và áp dụng trong thực tiễn quản lý tại một số doanh nghiệp bản địa và quốc tế.

Xây dựng ngân sách là một trong những công cụ hữu hiệu nhất và là một nghệ thuật trong quản lý chi tiêu, trong phạm vi một bài viết tôi không thể liệt kê hết được đầy đủ mọi khía cạnh cần lưu ý. Xin gợi ý vài điểm quan trọng sau đây: Xây dựng ngân sách cần có sự tham gia ngay từ đầu của các bộ phận liên quan. Không nên áp đặt ngân sách một chiều từ trên xuống. Căn cứ vào các mục tiêu tổng thể toàn tổ chức như tổng lãi gộp trước khấu hao, mức tăng trưởng doanh thu/một nhân viên so với năm trước của toàn đơn vị mà hướng dẫn các bộ phận cùng tham gia xây dựng ngân sách của bộ phận để đạt được mục tiêu chung. Điều này góp phần tăng tính trách nhiệm và cam kết thực hiện của bộ phận chi tiêu. Chỉ nên đưa ra tiêu chí xây dựng ngân sách, ví dụ công bố khoảng tăng giảm tỷ lệ chi phí cho phép so với thu nhập hay khoảng tăng / giảm chi phí cho phép so với kỳ trước; mức tăng doanh thu tối thiểu so với năm trước; mức thưởng lũy tiến theo lãi gộp vượt kế hoạch…..

Nên phân loại ra các mức tăng giảm cần phải có giải trình đặc biệt với các khoản dự toán chi tăng ngoài khoảng cho phép hoặc cho các dự án đặc biệt ưu tiên trong kỳ ngân sách.

Trong quá trình chi tiêu các cấp quản lý nên hiểu rõ khoản mục chi tiêu đó có lợi ích thuế hay không của khoản chi; các khoản chi tiêu nào có thể thay đổi cần kiểm soát mạnh so với các khoản bất biến. Vì vậy, các dòng ngân sách nên chia ra mấy loại sau: chi phí có thể khấu trừ thuế, không được khấu trừ thuế, chi phí có thể kiểm soát, chi phí không thể kiểm soát ví dụ tiền thuế theo luật định, tiền thuê nhà xưởng văn phòng thường là không thay đổi trong một thời gian dài theo hợp đồng từ 1 đến 3 năm, khác với chi phí công tác, đào tạo, điện thoại, xăng xe, điện nước, quảng cáo, vật tư, thiết bị quản lý…. là các khoản có thể thay đổi nên sẽ nên chú ý kiểm soát mạnh. 

Theo quy định có rất nhiều khoản không được phép khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Để tránh rơi vào cảnh lãi giả lỗ thật sau khi thanh tra thuế đến thì các chủ doanh nghiệp phải đặc biệt chú ý vấn đề này ngay từ khi xây dựng ngân sách chi tiêu. Ví dụ không được khấu trừ thuế bao gồm các khoản đóng bảo hiểm cao hơn mức quy định, khấu hao TSCĐ không phục vụ cho sxkd như nhà ở nghỉ dưỡng, tài sản không có giấy sở hữu của công ty, các khoản phế liệu phế phẩm ngoài định mức, hàng hóa hỏng do ẩm mốc, để lâu …..như vậy dự toán lợi nhuận sau thuế mới chính xác sau khi cân nhắc kết quả cuối cùng của quyết toán thanh tra kiểm toán thuế.

 Kiểm soát chi tiêu thực tế nên có sự tham gia của bộ phận phát sinh chi phí: Thông thường các hóa đơn chi phí được lễ tân chuyển thẳng tới kế toán chi. Cách làm này đơn giản nhưng nhiều nhược điểm trong kiểm soát.

Nên tổ chức hóa đơn chi tiêu được chuyển đến các bộ phận phát sinh chi phí để phê duyệt trước khi chuyển tiếp đến kế toán chi và phụ trách tài chính / chủ doanh nghiệp. Ví dụ hóa đơn quảng cáo, tổ chức sự kiện được lễ tân chuyển đến bộ phận marketing, hóa đơn tư vấn tuyển dụng được chuyển đến bộ phận nhân sự, hóa đơn thuê nhà, điện nước, thuê xe, thuê bảo vệ,… được chuyển đến bộ phận hành chính. Có thể các bộ phận này sẽ chuyển tiếp cho các bộ phận có mức chi phí cao trực tiếp phê duyệt chi phí của bộ phận mình. Ví dụ, hóa đơn tiền điện nước, điện thoại, in ấn pho to copy được bộ phận hành chính phân tích chọn lọc được chuyển tiếp cho các bộ phận sử dụng điện thoại, điện nước, thuê xe, thuê dich vụ ngoài.... Như vậy, các trưởng bộ phận trực tiếp xét duyệt nghiệp vụ phát sinh từ bộ phận của họ khi đánh giá chất lượng dịch vụ mà họ nhận được từ bên cung cấp đồng thời các bộ phận này ý thức được việc bộ phận của họ đang chi tiêu như thế nào so với phần đóng góp của họ vào hoạt động chung. Ngoài ra, các hóa đơn không hợp lý như vượt ngân sách cho phép, sai lệnh với hợp đồng được phát hiện sớm để xử lý sớm nhất. Thiệt hại sẽ nhỏ hơn nhiều so với trường hợp để sự việc tiếp tục diễn tiến lâu dài và sâu rộng hơn khi nó bị phát hiện bởi cấp cao hơn vào các dịp rà soát đánh giá tình hình thực hiện ngân sách cuối quý cuối năm. Các trưởng bộ phận cần được cập nhật tình hình chi tiêu ngân sách định kỳ, tốt nhất là hàng tuần.

Nếu doanh nghiệp của bạn áp dụng " Hệ thống hạch toán chi phí theo trung tâm chi phí " thì sẽ hỗ trợ tốt hơn nữa trong việc quản lý chi phí.

Đặc biệt quan trọng là nên triển khai rộng rãi quy trình phê duyệt trước khi ký kết các đơn hàng căn cứ vào mức lãi gộp hoặc ý nghĩa chiến lược (phát triển thị trường mới, khách hàng chiến lược) mà đơn hàng mang lại.

Đừng ngần ngại gọi cho T&G Hà Nội khi bạn cần hỗ trợ thêm về vấn đề này.

Nguyễn Sơn Xuyên CPA

ĐỪNG CHỜ NHẬP VIỆN MỚI HỎI THĂM BÁC SỸ!

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp luôn có cần có sự hỗ trợ vốn từ các ngân hàng, đặc biệt đối với các ngành kinh doanh có tính thời vụ sẽ cần vốn tín dụng khi vào thời vụ bán hàng. Vì vậy, doanh nghiệp luôn phải chủ động tìm kiếm nguồn vốn và tính toán khả năng vay và nhu cầu vay vốn trước khi thực tế xảy ra. Lãi suất là áp lực lớn hiện nay, vì vậy quản lý tốt để giảm thiểu chi phí vay là tất yếu. Lãi suất vay phụ thuốc nhiều yếu tố nhưng dưới đây chỉ đề cập đến yếu tố chủ quan của doanh nghiệp đó là công tác chuẩn bị trước khi thiếu vốn.

 Việc chủ động tìm đối tác ngân hàng phù hợp với loại hình kinh doanh sản xuất để đàm phán để đạt được thỏa thuận kế hoạch tín dụng trước khi phát sinh nhu cầu sẽ góp phần giảm lãi suất cho vay rất nhiều so với trường hợp vay " nóng" có tính đột xuất hoặc phải vay tại ngân hàng mà doanh nghiệp không phải là đối tượng ưu tiên của họ.

Bạn nên có ít nhất hai ngân hàng " thân thiết" đứng sau doanh nghiệp khi bạn ngay cả khi bạn chưa có nhu cầu vay. Điều này tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh có lợi cho bạn. Hãy tạo mọi điều kiện để ngân hàng hiểu doanh nghiệp từ góc độ của họ ngay cả khi bạn chưa cần họ. Một bữa ăn trưa định kỳ với nhân viên tín dụng phụ trách mảng doanh nghiệp của bạn sẽ rất hứu ích cho việc này. Đừng chờ đến khi bạn " ốm yếu" mới đi cầu cứu ngân hàng. Khi đó đa phần là một từ lịch sự nhưng rất buồn là "no thanks" từ phía ngân hàng, họ sẽ rất miễn cưỡng khi đón tiếp bạn trong khi bạn lại đang rất cần họ như bệnh nhân cần bác sỹ .

Việc ngân hàng đồng ý cho doanh nghiệp vay bao nhiêu và lãi suất như thế nào chủ yếu phụ thuộc vào phương án kinh doanh và uy tín cũng như quan hệ của doanh nghiệp với ngân hàng. Tất nhiên còn phụ thuộc rất nhiều vào tài thuyết phục của bạn. Tuy vậy tài sản thế chấp là một yếu tố tiên quyết cho các loại vay thế chấp phổ biến hiện nay. Lãi suất cho vay thế chấp nói chung thấp hơn cho vay tín chấp vì được đánh giá là rủi ro thấp hơn tín chấp. 

Để chủ động lên được phương án tài trợ vốn, một cách đơn giản nhất là chủ động dự toán khả năng vay vốn tối đa và nhu cầu vốn cho từng thời kỳ. Liên hệ với nhiều ngân hàng để cho họ biết nhu cầu và năng lực của doanh nghiệp và đàm phán kế hoạch tín dụng chủ động trước khi cần vốn giải ngân.

Các bước xây dựng kế hoạch tài trợ vốn thường gồm 

1/ dự toán giá trị danh mục tài sản có thể thế chấp theo từng thời kỳ.

2/ Xác định nhu cầu vay cho từng thời kỳ.

3/ Chủ động liên hệ với các ngân hàng để đàm phán, chuẩn bị trước thỏa thuận kế hoạch tín dụng với ít nhất hai ngân hàng. Bạn nên mở tài khoản giao dịch tại hai ngân hàng này. Việc chọn ngân hàng phù hợp với doanh nghiệp cũng cần lưu ý bạn nhé!

Ví dụ tính giá trị vốn vay tối đa:

Các loại TS có thể thế chấp	Số dư trung bình dự kiến (triệu đồng)	Tỷ lệ ứng trước. Tỷ lệ này có thể đàm phán theo từng ngân hàng và ngành nghề kinh doanh	Số tiền tối đa có thể vay (triệu đồng)
1. LC bán hàng đang thực hiện	1,000	100%	1,000
2. Các khoản phải thu ngoài LC, trừ các khoản có tuổi nợ trên 90 ngày	2,000	70%	1,400
3. Hàng hóa không bao gồm hàng chậm luân chuyển, hàng giữ hộ	2,000	50%	1,000
4. Vật tư không bao gồm phế loại, vật tư giữ hộ	1,000	50%	500
5. TSCĐ (giá trị ròng), không bao gồm tài sản đi thuê	5,000	50%	2,500
Tổng cộng	11,000		6,400

Một khi các tài sản đã được đưa vào hợp đồng vay thế chấp, thì doanh nghiệp phải có trách nhiệm duy trì giá trị tài sản thế chấp có tỷ lệ tương ứng với giá trị khoản vay thực tế. Trong trường hợp giá trị tài sản thế chấp thấp hơn giá trị vay, thì lãi suất cao hơn sẽ được áp dụng, thậm chí vốn vay sẽ bị thu hồi. Vì vậy CFO hay người phụ trách tài chính cần có một kế hoạch rõ ràng trong việc duy trì các tài sản thế chấp này vào cuối kỳ báo cáo hoặc bất kỳ thời điểm nào ngân hầng yêu cầu báo cáo. Ví dụ bạn sử dụng hàng hóa vật tư làm tài sản thế chấp. CFO cần làm việc với các bộ phận liên quan ( bộ phận mua hàng, bán hàng, sản xuất) trong việc đảm bảo duy trì số dư hàng hóa vật tư tại thời điểm báo cáo cuối tháng/ cuối quý để không vi phạm hợp đồng vay.

Hơn nữa, trong hợp đồng vay thường có các điều kiện trói buộc để đảm bảo an toàn cho khoản  vay như Tỷ lệ nợ tại mọi thời điểm không vượt quá hai lần vốn tự có. Nếu tỷ lệ này bị phá vỡ, ví dụ tỷ lệ nợ lên 3 lần vốn tự có thì một mức lãi suất vay cao hơn nhiều sẽ được áp dụng vì khi đó ngân hàng đánh giá mức độ rủi ro tài chính ở mức cao hơn. 

Việc cần làm là gì? CFO cần lên kế hoạch cụ thể để đảm bảo điều kiện này không bị vi phạm, theo vài gợi ý sau:

- Yêu cầu các nhà cung cấp chuyển hàng vào ngày 1/1 thay bằng ngày 31/12.

- Yêu cầu các bên cung cấp phát hành hóa đơn vào ngày 1/1 thay bằng 31/12.

Khác nhau chỉ có 24 tiếng nhưng sẽ giúp doanh nghiệp không vi phạm hợp đồng vay!

- Tăng cường thu nợ vào cuối kỳ báo cáo để trả bớt số tiền vay, tiền nợ để đảm bảo tỷ lệ nợ trong phạm vi cam kết.

- Áp dụng chính sách chiết khấu "khủng" với các khoản nợ thu được sớm hơn trước ngày báo cáo, ví dụ giảm nợ 2%-5% nếu trả nợ trước 31/12

- Áp dụng chính sách trả tiền hoa hồng bán hàng cho nhân viên bán hàng căn cứ vào số thực thu thay bằng doanh số ghi trên hóa đơn để lôi cuốn đội ngũ bán hàng tích cực tham gia thu nợ.

Có lẽ trong hầu hết các lần tôi tiếp xúc với ngân hàng hay với các tổ chức đầu tư thì yêu cầu đầu tiên là một bản copy báo cáo kiểm toán 3 năm gần nhất. Các ngân hàng luôn dựa vào báo cáo tài chính được kiểm toán để xếp loại rủi ro cho doanh nghiệp và mức lãi suất cao hay thấp áp dụng cho bạn cũng phụ thuộc nhiều vào việc doanh nghiệp có báo cáo tài chính hay không? Ai kiểm toán và ý kiến của họ trên báo cáo tài chính như thế nào. Vì vậy, bạn hoặc CFO của bạn cần chuẩn bị báo cáo tài chính được kiểm toán bởi một công ty kiểm toán phù hợp nếu bạn muốn nhận được sự hỗ trợ hiệu quả từ phía ngân hàng hay nhà cung cấp khi bạn lâm vào tình trạng thiếu vốn kinh doanh.

Việc lựa chọn công ty kiểm toán phù hợp cũng rất quan trọng không chỉ trong việc huy động vốn mà nhiều vấn đề quản trị khác.  Lựa chọn nhà kiểm toán như thế nào là việc quan trọng đối với doanh nghiệp hay CFO của bạn, sẽ được đề cập trong các bài viết tiếp theo của tôi.