QUẢN LÝ TÀI CHÍNH - ÂM DƯƠNG CÂN BẰNG

Thu chi là hai mặt Âm Dương của đồng tiền nên không thể tách rời. Thế giới vài chục năm qua đã chi tiêu quá mức nên dẫn đến tình trạng âm thịnh dương suy như bây giờ. Kinh tế suy thoái, các thầy phong thủy âm trạch đang đắt hàng! 

Vẫn biết chi tiêu là cần thiết nhưng chi tiêu chỉ thực sự cần thiết khi mục đích của nó là chi đầu tư cho khoản thu trong tương lai và chi tiêu cần cân bằng với thu nhập. Trong bối cảnh suy thoái kinh tế còn kéo dài thì có lẽ nên tham khảo NGUYÊN LÝ TIẾT CHẾ ÂM ĐỂ DƯỠNG CHO DƯƠNG KHÍ ĐANG SUY YẾU DẦN DẦN HỒI LẠI của triết học phương Đông. Nên chú trọng quản lý chi tiêu là cấp thiết trong bối cảnh hiện nay. Các chủ doanh nghiệp tốn rất nhiều công sức cho công việc kiểm soát chi tiêu hàng ngày. Bài viết này gợi ý một vài kinh nghiệm hay mà tôi đã sàng lọc và áp dụng trong thực tiễn quản lý tại một số doanh nghiệp bản địa và quốc tế.

Xây dựng ngân sách là một trong những công cụ hữu hiệu nhất và là một nghệ thuật trong quản lý chi tiêu, trong phạm vi một bài viết tôi không thể liệt kê hết được đầy đủ mọi khía cạnh cần lưu ý. Xin gợi ý vài điểm quan trọng sau đây: Xây dựng ngân sách cần có sự tham gia ngay từ đầu của các bộ phận liên quan. Không nên áp đặt ngân sách một chiều từ trên xuống. Căn cứ vào các mục tiêu tổng thể toàn tổ chức như tổng lãi gộp trước khấu hao, mức tăng trưởng doanh thu/một nhân viên so với năm trước của toàn đơn vị mà hướng dẫn các bộ phận cùng tham gia xây dựng ngân sách của bộ phận để đạt được mục tiêu chung. Điều này góp phần tăng tính trách nhiệm và cam kết thực hiện của bộ phận chi tiêu. Chỉ nên đưa ra tiêu chí xây dựng ngân sách, ví dụ công bố khoảng tăng giảm tỷ lệ chi phí cho phép so với thu nhập hay khoảng tăng / giảm chi phí cho phép so với kỳ trước; mức tăng doanh thu tối thiểu so với năm trước; mức thưởng lũy tiến theo lãi gộp vượt kế hoạch…..

Nên phân loại ra các mức tăng giảm cần phải có giải trình đặc biệt với các khoản dự toán chi tăng ngoài khoảng cho phép hoặc cho các dự án đặc biệt ưu tiên trong kỳ ngân sách.

Trong quá trình chi tiêu các cấp quản lý nên hiểu rõ khoản mục chi tiêu đó có lợi ích thuế hay không của khoản chi; các khoản chi tiêu nào có thể thay đổi cần kiểm soát mạnh so với các khoản bất biến. Vì vậy, các dòng ngân sách nên chia ra mấy loại sau: chi phí có thể khấu trừ thuế, không được khấu trừ thuế, chi phí có thể kiểm soát, chi phí không thể kiểm soát ví dụ tiền thuế theo luật định, tiền thuê nhà xưởng văn phòng thường là không thay đổi trong một thời gian dài theo hợp đồng từ 1 đến 3 năm, khác với chi phí công tác, đào tạo, điện thoại, xăng xe, điện nước, quảng cáo, vật tư, thiết bị quản lý…. là các khoản có thể thay đổi nên sẽ nên chú ý kiểm soát mạnh. 

Theo quy định có rất nhiều khoản không được phép khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Để tránh rơi vào cảnh lãi giả lỗ thật sau khi thanh tra thuế đến thì các chủ doanh nghiệp phải đặc biệt chú ý vấn đề này ngay từ khi xây dựng ngân sách chi tiêu. Ví dụ không được khấu trừ thuế bao gồm các khoản đóng bảo hiểm cao hơn mức quy định, khấu hao TSCĐ không phục vụ cho sxkd như nhà ở nghỉ dưỡng, tài sản không có giấy sở hữu của công ty, các khoản phế liệu phế phẩm ngoài định mức, hàng hóa hỏng do ẩm mốc, để lâu …..như vậy dự toán lợi nhuận sau thuế mới chính xác sau khi cân nhắc kết quả cuối cùng của quyết toán thanh tra kiểm toán thuế.

 Kiểm soát chi tiêu thực tế nên có sự tham gia của bộ phận phát sinh chi phí: Thông thường các hóa đơn chi phí được lễ tân chuyển thẳng tới kế toán chi. Cách làm này đơn giản nhưng nhiều nhược điểm trong kiểm soát.

Nên tổ chức hóa đơn chi tiêu được chuyển đến các bộ phận phát sinh chi phí để phê duyệt trước khi chuyển tiếp đến kế toán chi và phụ trách tài chính / chủ doanh nghiệp. Ví dụ hóa đơn quảng cáo, tổ chức sự kiện được lễ tân chuyển đến bộ phận marketing, hóa đơn tư vấn tuyển dụng được chuyển đến bộ phận nhân sự, hóa đơn thuê nhà, điện nước, thuê xe, thuê bảo vệ,… được chuyển đến bộ phận hành chính. Có thể các bộ phận này sẽ chuyển tiếp cho các bộ phận có mức chi phí cao trực tiếp phê duyệt chi phí của bộ phận mình. Ví dụ, hóa đơn tiền điện nước, điện thoại, in ấn pho to copy được bộ phận hành chính phân tích chọn lọc được chuyển tiếp cho các bộ phận sử dụng điện thoại, điện nước, thuê xe, thuê dich vụ ngoài.... Như vậy, các trưởng bộ phận trực tiếp xét duyệt nghiệp vụ phát sinh từ bộ phận của họ khi đánh giá chất lượng dịch vụ mà họ nhận được từ bên cung cấp đồng thời các bộ phận này ý thức được việc bộ phận của họ đang chi tiêu như thế nào so với phần đóng góp của họ vào hoạt động chung. Ngoài ra, các hóa đơn không hợp lý như vượt ngân sách cho phép, sai lệnh với hợp đồng được phát hiện sớm để xử lý sớm nhất. Thiệt hại sẽ nhỏ hơn nhiều so với trường hợp để sự việc tiếp tục diễn tiến lâu dài và sâu rộng hơn khi nó bị phát hiện bởi cấp cao hơn vào các dịp rà soát đánh giá tình hình thực hiện ngân sách cuối quý cuối năm. Các trưởng bộ phận cần được cập nhật tình hình chi tiêu ngân sách định kỳ, tốt nhất là hàng tuần.

Nếu doanh nghiệp của bạn áp dụng " Hệ thống hạch toán chi phí theo trung tâm chi phí " thì sẽ hỗ trợ tốt hơn nữa trong việc quản lý chi phí.

Đặc biệt quan trọng là nên triển khai rộng rãi quy trình phê duyệt trước khi ký kết các đơn hàng căn cứ vào mức lãi gộp hoặc ý nghĩa chiến lược (phát triển thị trường mới, khách hàng chiến lược) mà đơn hàng mang lại.

Đừng ngần ngại gọi cho T&G Hà Nội khi bạn cần hỗ trợ thêm về vấn đề này.

Nguyễn Sơn Xuyên CPA