Câu chuyện về thẻ hương màu xanh



Hồ Vị Xuyên, thành phố Nam Định
Tôi sinh ra ở thành phố Nam Định. Khi còn nhỏ, tôi thường nghe bố tôi nói "nhất nghệ tinh-nhất thân vinh". Lúc đó tôi cũng không hiểu lắm về ý nghĩa của câu nói này. 

Bố mẹ tôi xuất thân từ gia đình nông dân ở huyện Vụ Bản, Nam Định. Năm lên 9 tuổi bố tôi cùng với ông nội tôi ra thành phố Nam Đinh đi làm hương thuê cho một gia đình người Hoa.

Sau một thời gian bố tôi cùng với ông tôi quyết định thôi không đi làm thuê nữa mà tự sản xuất hương để bán. Trong thời gian đi làm hương thuê, bố tôi được ông nội  dạy cho nghề đông y. Khi bố tôi mất, tôi có tìm thấy trong số sách vở ông để lại có một quyển vở nhỏ do ông nội tôi để lại cho bố tôi. Đó là loại vở của học trò nhưng có đóng thêm bìa bảo quản bên ngoài trông rất cận thận. Thoạt xem, tôi nghĩ đây là cuốn sách thơ do ông nội tôi sáng tác. Khi đọc kỹ, tôi cực kỳ bất ngờ. Hóa ra, cuốn sách đó mô tả đặc điểm, tính chất của tất cả các vị thuốc cơ bản trong các bài thuốc cổ truyền và một số bài thuốc nữa. Tôi đoán, để bố tôi dễ học nên ông nội tôi đã soạn quyển sách này dưới hình thức có vần của thể thơ lục bát.  Mỗi trang là một bài thơ, mỗi bài thơ là một vị thuốc hoặc một bài thuốc do chính tay ông nội tôi viết bằng bút lưỡi gà, màu mực tím. Ngoài ra, tôi cũng thường thấy ông đọc cuốn " Những cây thuốc và vị thuốc Việt nam " của Dược sỹ Đỗ Tất Lợi. Ngoài sách của Hải Thượng Lãn Ông, thì đây là quyển sách gối đầu giường của ông. Mặc dù không mở phòng mạch nhưng thỉnh thoảng vẫn có người thân quen đến xin đơn thuốc. Thường là những người trông không có vẻ khá giả thì hợp với đơn thuốc của ông. Tôi cứ thấy ông hay nói với họ là đơn thuốc này rất rẻ tiền vì chỉ dùng các vị nam dược. Ngày đó thuốc bắc chắc là khan hiếm và đắt lắm. Ông không bao giờ lấy tiền công chữa bệnh nhưng tôi thấy ông rất hào hứng hỏi thăm , quan tâm theo dõi người bệnh, sau đó lại thấy ngồi nghiên cứu chỉnh sửa bài thuốc cho phù hợp hơn. Tôi nghĩ ông có năng khiếu kinh doanh nên làm cái gì cũng nghĩ cách làm sao cho rẻ nhất mà vẫn được việc. 

Bố tôi mới đầu đọc sách thuốc với mục đích chính là để học nghề chữa bệnh, nhưng sau này do thời cuộc thay đổi (tôi nghe kể lại là do chính phủ cấm buôn bán dược liệu làm thuốc) nên đổi sang sản xuất kinh doanh. Ông nội tôi và bố tôi quyết định chọn nghề làm hương vì nghĩ có thể áp dụng kiến thức đã có về cây cỏ dược liệu vào nghề hương. Cuối cùng, ông đã nghiên cứu thành công một công thức sản xuất hương từ các loại cây cỏ có sẵn trong thiên nhiên, có mùi hương rất đặc thù, chẳng giống hương của nhà nào cả. Sau này, ông nội tôi, vốn  là người có khiếu thơ phú, có làm một bài thơ tặng cho bố tôi về thành công này. Bài thơ này được bố tôi căn dặn lưu giữ sau bức ảnh thờ của ông.

 Ngay từ thời bao cấp và cho đến tận bây giờ, cửa hàng hương của bố mẹ tôi vẫn rất nổi tiếng ở địa bàn TP Nam Định. Dù đã thuê một tốp thợ chuyên nghiệp nhưng đến dịp lễ tết mấy anh em chúng tôi ngoài giờ đi học cũng phải tham gia thêm vào khâu sản xuất mới kịp bán. Tôi nhớ, vào tháng tết, mấy anh em chúng tôi ngồi đếm, gói hương từ sáng đến khuya, mệt thì ngủ lăn lóc lẫn với bột hương. Bạn học ở trường nhiều đứa  thắc mắc sao người mày lúc nào cũng có mùi như mùi rượu thuốc? Vào dịp tết, cả bốn anh em tôi cùng với bố tôi phải tham gia  bán hàng phụ với mẹ tôi mới kịp phục vụ khách. Khách hàng của nhà tôi không chỉ là những người trong phạm vi thành phố Nam Định mà còn ở các tỉnh lân cận như Thái Bình, Hà Nam, Ninh Bình hoặc xa hơn là Sài gòn, nước ngoài... Ngoài khách mua lẻ còn có nhiều khách mua buôn về các địa phương khác.

Hương của bố tôi nổi tiếng vì mùi thơm, nhưng cũng nổi tiếng là giá đắt nhất thành phố. Tôi nhớ, trong khi các nhà sản xuất hương trong TP Nam Định bán có 5 hào một thẻ hương thì hương của nhà tôi vẫn bán buôn với giá là 2 đồng một thẻ. Tức là đắt gấp 4 lần. Hồi đó tôi không hiểu vì sao bố tôi đòi giá bán buôn bằng giá bán lẻ với tất cả khách mua buôn đến từ ngoài thành phố và ông không bán buôn cho người trong TP. Hương của ông gần như là độc quyền ở địa phương này. Ở chợ Rồng Nam Định không ít người đã làm giả hương của bố tôi. Có khách hàng kể là ở ngoài chợ có một bà bán hương nói bà ấy là vợ của bố tôi (không biết bố tôi có ai khác ngoài mẹ tôi hay không?). Tôi càng thấm thía bài học về chất lượng vượt trội luôn là lợi thế cạnh tranh tuyệt đối.

Hồi đó, giấy báo còn khan hiếm lắm, bố mẹ tôi tận dụng giấy phế liệu của xưởng dệt Sơn Nam ở trước nhà để đóng gói hương. Giấy gói bảo quản sợi của xưởng dệt Sơn Nam Nam Định có màu xanh. Là giấy bảo quản sợi nên khi dùng để gói hương, giấy giúp chống ẩm và giữ được hương không bị mất mùi. Theo truyền thống, thẻ hương thường có màu đỏ hoặc màu vàng của nhà phật. Vì vậy thẻ hương của nhà tôi có màu sắc độc nhất vô nhị, chả giống ai, màu xanh! Hương của nhà tôi gói bằng giấy màu xanh thì hương ở ngoài chợ Rồng Nam Định cũng dần dần đổi từ màu đỏ, màu vàng sang màu xanh để cho giống với hương Hàng Giấy (vì nhà tôi ở phố Hàng Giấy, nay gọi là phố Hoàng Văn Thụ, nên khách hàng gọi hương nhà tôi là hương Hàng Giấy). Có thể nói chất lượng bên trong đã quyết định cả hình thức bên ngoài.

Khi đó, tôi mới hơn mười tuổi, không hiểu vì sao bố tôi lại thành công như vậy. Mãi sau này được đi học đại học, được nghiên cứu nhiều về khoa học quản lý và tham gia quản lý thực tế nhiều năm, tôi mới hiểu bố tôi có được thành công như vậy bởi vì ông luôn luôn suy nghĩ tìm tòi sáng tạo để luôn là người đi đầu về chất lượng và giá thành sản xuất.  Hương do nhà tôi sản xuất có giá thành thấp vì nguyên liệu chủ yếu là cây cỏ có sẵn ở địa phương. Giá thành hạ mà nguồn cung lại ổn định vì không phụ thuộc vào hương liệu nhập từ Trung Quốc. Thêm nữa, sử dụng nguyên liệu từ nông, lâm nghiệp địa phương không bị rủi ro về vi phạm pháp luật (hồi đó, chính phủ cấm buôn bán, nhập khẩu thuốc bắc). Câu chuyện về thẻ hương màu xanh đã khẳng định một triết lý kinh doanh đơn giản: Ai giải quyết được quan hệ mâu thuẫn giữa giá thành và chất lượng thì sẽ là người chiến thắng trên thương trường!

Ngoài chất lượng, bố tôi còn mạnh dạn áp dụng phương pháp sản xuất mới có năng xuất cao hơn phương pháp truyền thống. Khi mới áp dụng cũng có nhiều khó khăn về thợ kỹ thuật, về nguyên liệu mới. Những lô sản xuất đầu tiên, hương hay bị tắt giữa chừng do nguyên liệu không phù hợp, nén hương nhìn không được đẹp như phương pháp truyền thống. Với quyết tâm hạ giá thành sản xuất, ông kiên trì theo đuổi đến cùng phương pháp sản xuất mới và đúc kết được nhiều kinh nghiệm trong phương pháp sản xuất và lựa chọn nguyên liệu mới.

Người làm của gia đình tôi đa phần là anh em họ hàng hoặc là người cùng quê hương. Vì vậy, mặc dù nghề làm hương không những phụ thuộc rất nhiều vào lao động thủ công mà còn phụ thuộc rất nhiều vào thời tiết. Khi phơi ngoài trời, gặp lúc nắng lúc mưa rất vất vả. Mùa đông, có năm mưa phùn cả tháng thì phải sấy hương bằng bếp củi, bếp than. Dù vậy, do mọi người ai cũng làm việc với thái độ rất nghiêm túc nên chất lượng hương  luôn ổn định. Có lẽ khi tuyển lựa người làm, bố tôi đã nghĩ đến ưu điểm của mối quan hệ truyền thống gia đình họ hàng của cộng động Việt. Bố mẹ và chúng tôi rất tôn trọng và rất quan tâm chăm sóc thợ thuyền như anh em chú bác thân thiết trong gia đình. Nhiều người thợ làm cho gia đình tôi cho đến khi mất.

Rất tiếc là bố tôi hưởng thọ không được lâu. Ông mất năm mới có 62 tuổi. Cầu chúc cho linh hồn ông được yên nghỉ sau quãng đời vất vả nhưng cũng rất vẻ vang với nghề nghiệp mà ông đã bỏ ra biết bao công sức. Bố tôi tên là Nguyễn Cao San. Chữ Sơn là cách gọi Việt hóa của chữ San, có nghĩa là núi, vì vậy khi bố tôi đặt tên cho bốn con trai của mình thì đều lấy tên đệm là Sơn. Có lẽ bố tôi muốn gửi gắm các con mình những hoài bão còn dở dang. Xúc động về tấm gương lao động sáng tạo, chuyên tâm với nghề nghiệp của bố mình, khi ông mất, tôi có làm một câu thơ ca ngợi nghề nghiệp mà ông đã dày công xây dựng. Bài thơ được khắc trên bia mộ của ông:

"Vạn thảo hợp hương, hương lưu mãi
  Cao Sơn tạo thế, thế trường tồn"

Hàng năm, cứ đến ngày 13/10 là tôi lại đến bên bàn thờ của bố, thắp một nén hương. Với tôi, ông là tấm gương sáng về một doanh nhân chân chính.

Với trình độ văn hóa lớp 3 và một doanh nghiệp gia đình cỡ siêu nhỏ, bố tôi không phải là người nổi tiếng trong xã hội. Nhưng với tôi, hình ảnh về những thẻ hương màu xanh của bố lúc nào cũng có ý nghĩa nhất. Một hình ảnh trong  ký ức tuổi thơ nhưng luôn hiện về rất rõ nét. Thẻ hương màu xanh đối với tôi có ý nghĩa hơn nhiều so với những khóa học về quản trị mà tôi đã may mắn được tham dự. Chúng tôi sẽ nhớ mãi lời của bố mình: "Giữ "lửa" nghề là bí quyết của thành công".

Nhưng tôi còn biết rõ, đứng sau thành công của "thẻ hương màu xanh" là mẹ tôi. Bà thực sự là một người không thể thiếu được trong mọi thành công của bố tôi cũng như của chúng tôi.

Một buổi sáng mùa đông năm 2005, tôi về thăm mẹ. Mấy mẹ con rủ nhau đi thăm chùa Cổ lễ. Ngôi chùa có hơn 700 năm tuổi. Một ngôi chùa không lớn nhưng làm tôi rất ấn tượng bởi vẻ đẹp gần gũi và thanh bình. Tôi xúc động khi nhìn thấy những cây mẫu đơn nép mình bên lối đi. Tôi viết tặng mẹ một bài thơ.

Hoa mẫu đơn Chùa Cổ Lễ
Mẫu đơn sao giống mẹ mình
Khiêm nhường từ tốn đứng bên sân chùa.
Là xanh hoa đỏ thân gầy
Rễ sâu bám đất cho đài hoa tươi.

Nhìn cây càng ngẫm càng thương
Bồi hồi kỷ niệm con đường tuổi thơ.
Vẳng nghe một khúc ca trù
Du dương điệu hát mẹ ru năm nào.

Gió đùa, lay khẽ hoa cười
Tiết đông mà nắng vàng tươi ùa về.
Cảnh chùa như họa cảnh tiên
Mẫu đơn đỏ thắm, bình yên trường tồn.

Chân thành cảm ơn các bạn đã dành thời gian đọc bài viết.

Nguyễn Sơn Xuyên M.A,CPA (Aust.)
Tư vấn quản lý tài chính kế toán
Email: xuyen.nguyenson829@gmail.com
Mobile: 0904811700






Gian lận trong nội bộ nhân viên (số 4)


Tiếp theo số 3
Người chủ, người quản lý nên làm gì để xây dựng hệ thống ngăn ngừa, phát hiện gian lận?


Nguyên tắc chung là phòng hơn chống, bí mật bất ngờ trong điều tra phát hiện! như đã đề cập chi tiết trong phần 3, các doanh nghiệp tư nhân nên chú trọng xây dựng văn hóa quản lý tốt để giảm thiểu các động cơ dẫn đến gian lận. Văn hóa quản lý dựa trên sự minh bạch, công khai hóa các thông tin quản lý là một môi trường tốt để giảm thiểu gian lận. Nên dần dần xóa bỏ văn hóa quản lý theo kiểu gia đình, hoặc nhóm lợi ích, tuyển dụng quá nhiều người nhà, người thân mà không căn cứ vào năng lực và phẩm chất của nhân viên, văn hóa cảm tính trong quản lý, văn hóa quá chú trọng vào chỉ tiêu lợi nhuận, thường xuyên gây áp lực cho nhân viên với việc liên tục tăng chỉ tiêu khoán doanh thu, vv...
  • Xây dựng và thực hành chính sách tuyển dụng nhân viên công khai, minh bạch, cẩn trọng trong thẩm định hồ sơ, bằng cấp, tham chiếu lịch sử làm việc đối với các vị trí nhạy cảm: Giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ, thủ kho, bảo vệ, mua hàng. Đào tạo kỹ trước khi sử dụng. Lưu ý những ứng viên có các mối quan hệ gia đình, người thân không nên cùng tuyển vào các vị trí : giám đốc, kế toán, thủ quỹ, thủ kho, nhân sự. Lưu ý không tuyển dụng các nhân viên có bằng cấp, lịch sử làm việc không rõ ràng.
  • Xây dựng và công bố văn bản quy tắc ứng xử cho nhân viên, trong đó xác định rõ gian lận ở mọi mức độ là không được chấp nhận và sẽ bị sa thải. Thường xuyên chú trọng tuyên truyền vận động nhân viên tuân thủ quy tắc ứng xử.  Như là một thủ túc tuyển dụng, yêu cầu mọi nhân viên đọc và ký kết bản cam kết tuân thủ các quy tắc ứng xử của nhân viên.
  • Phân công chia tách nhiệm vụ: Nếu có điều kiện, không nên phân công một nhân sự duy nhất thực hiện một nghiệp vụ từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Nên chia tách công việc cho nhiều người thực hiện để hạn chế cơ hội gian lận do nhân viên có ý đồ phải có được sự thỏa hiệp của các nhân viên khác. Ví dụ: thủ kho không kiêm bảo vệ hoặc là người thân của bảo vệ. Thủ quỹ không kiêm kế toán hoặc là người nhà của kế toán. Kế toán trưởng, thủ quỹ, thủ kho, kiểm toán nội bộ không phải là người nhà của giám đốc.
  • Xây dựng thủ tục báo cáo để khuyến khích nhân viên phát giác và báo cáo các hành vi gian lận, có chính sách thưởng thích đáng
  • Giám sát thái độ của nhân viên. Lưu ý một vài thái độ:
    • Nếu một nhân viên kế toán làm tất cả mọi việc thì phải rà soát lại công việc của anh ta, nếu bạn không có thời gian thì thuê dịch vụ ngoài
    • Nhân viên thường xuyên làm việc ngoài giờ, ngày nghỉ ( có thể để dễ gian lận mà không bị ai phát hiện)
    • Nhân viên có biểu hiện chi tiêu quá mức thu nhập cho phép
    • Nhân viên, bộ phận không nộp báo cáo hoặc báo cáo không đúng hạn vì mọi nguyên nhân
    • Nhân viên bị phát hiện nộp hồ sơ bằng cấp giả
    • Nhân viên chấp nhận mức lương thấp không tương xứng với mức trên thị trường cho vị trí, năng  lực tương đương
  • Hệ thống két bạc luôn được kiểm tra tình trạng an an ninh an toàn, chống cháy, mã khóa, hai chìa, nộp tiền mặt vào ngân hàng kịp thời vào cuối ngày, hạn chế lưu giữ khối lượng lớn qua đêm, có biện pháp bảo vệ khi đi nộp, rút tiền, thay đổi tuyến đường, thời gian vận chuyển, ít nhất có hai người đi cùng.
  • Đừng bao giờ ký khống, hoặc ký các giấy tờ chưa được điền đầy đủ, hoặc chưa có thời gian đọc kỹ.
  • Không bao giờ chấp nhận trả tiền cho các hóa đơn copy (tránh rủi ro trả hai lần hoặc số liệu hóa đơn đã bị sửa đổi).
  • Nhân sự của các vị trí có rủi ro gian lận cao như nhân viên mua hàng nên được thường xuyên thay đổi và được giám sát thái độ, giám sát các mối quan hệ, nên có hai nhân viên mua hàng để có tham chiếu chéo.
Các biện pháp có thể tự làm nhưng nên thuê ngoài để đảm bảo tính độc lập khách quan:
  • Hàng năm, thuê dịch vụ kiểm toán nội bộ bên ngoài vào kiểm tra đột xuất sổ sách kế toán. Kiểm kê đột suất quỹ tiền mặt, kho hàng, đối chiếu với sổ sách kế toán.
  • Động viên kế toán nghỉ phép, thuê nhân viên có chuyên môn cao từ bên ngoài vào làm thay trong thời gian nghỉ phép. Có thể có cơ hội phát hiện sai phạm của nhân viên kế toán trong thời gian này.
  • Thường xuyên kiểm tra đối chiếu sổ sách của kế toán với kinh nghiệm quản lý, với thực tế hàng hóa, tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng, kiểm kê kho.
  • Rà soát lại các nhà cung cấp đã giao dịch xem có phải là các nhà cung cấp đã được phê chuẩn lựa chọn không?
  • Rà soát lại các khách hàng xem có thật không? đơn giản nhất là gian lận lấy các khoản hỗ trợ khách hàng, hoặc chuyển hàng đi mà tiền hàng không bao giờ trở lại!
  • Có hệ thống kiểm tra email của nhân viên để lọc các thông tin tổ chức gian lận, tiết lộ thông tin nhạy cảm.
  • Phân tích bảng kê điện thoại, lưu ý các cuộc gọi có thời lượng dài bất thường, thường xuyên cho một số máy lạ.
  • Xây dựng hệ thống nội gián trong nhân viên: Nhiều trường hợp cần sử dụng nhân viên điều tra có nghiệp vụ giả làm nhân viên để điều tra thông tin nội gián cho những sai phạm phức tạp, với môi trường có rủi ro gian lận cao như nhà hàng, khách sạn, siêu thị, kho hàng, cửa hàng hoạt động độc lập...
  • Xây dựng sơ đồ bộ máy tổ chức với chức năng nhiệm vụ rõ ràng, qui định thủ tục ủy quyền phê chuẩn hợp lý: loại nghiệp vụ, mức tiền được phê duyệt, quy trình phê duyệt
Kỳ sau: Làm gì khi phát hiên thấy nhân viên gian lận?


Nguyễn Sơn Xuyên M.A,CPA (Aust.)
Tư vấn quản lý tài chính

Email: xuyen.nguyenson829@gmail.com
Mobile: 0904811700

Gian lận trong nội bộ nhân viên (số 3)

Tiếp theo số 2
Văn hóa quản lý nào thường dẫn đến gian lận trong nội bộ nhân viên?

Như đã đề cập trong bài 1, gian lận trong nội bộ thường rất tinh vi và có sự hỗ trợ của một số người trong nhóm nên việc điều tra, phát hiện , xử lý đôi khi rất khó khăn và tốn kém, nên phòng hơn chống là nguyên tắc chủ yếu. 
Một ví dụ nhỏ: Cách đây 15 năm,  sếp của tôi là người nước ngoài sau khi đi công tác về nộp đầy đủ cho kế toán bảng kê khai đầy đủ kèm theo cuống vé taxi, biên lai ăn uống dọc đường, vé máy bay, tự giác trả lại tiền thừa, nếu cần ông ta sẽ giải thích cụ thể cho kế toán đã đi đâu, về việc gì, gặp ai, công ty nào trong chuyến công tác nước ngoài đó...tôi chưa thấy sếp người VN làm như vậy bao giờ? duy nhất chỉ có một yêu cầu bằng miệng là chi 100 triệu để  đi công tác, và chúng tôi phải kiếm hóa đơn, chứng từ để hợp thức hóa cho những khoản chi như vậy! công ty đó về sau này bị sụp đổ do các cô đông không tin tưởng lẫn nhau trong quản lý tiền bạc và làm ăn thua lỗ. Vì sao có sự khác nhau như vậy? có lẽ do khác nhau về văn hóa quản lý và do chưa hiểu được tác hại của hành vi do họ tạo ra cho nhân viên cấp dưới.

Sau đây là những văn hóa quản lý thường dẫn đến gian lận:
  • Văn hóa gia đình trong quản trị doanh nghiệp tư nhân: Gian lận trong nội bộ thường xảy ra nơi mà các cán bộ lãnh đạo không gương mẫu trong việc tuân thủ các thủ tục, chính sách chi tiêu mua sắm đã đề ra. Đa số  công ty vừa và nhỏ là phát triển lên từ các gia đình nơi mà các chính sách quy định kiểm soát thường là không được xây dựng và chấp hành đầy đủ. Hãy hình dung, một công ty gia đình, chủ của công ty có thể bao gồm các thế hệ: ông bà con cháu. Nhân viên kế toán sẽ nghĩ gì khi các thành viên trong gia đình mặc nhiên rút tiền chi tiêu, hoặc chi tiêu lãng phí cho những hoạt động không tạo ra giá trị, hoặc tự do sử dụng hàng hóa tài sản mà không để ý đến chính sách phê duyệt, hoặc chi tiêu mà không hề có báo cáo chi tiêu cùng với các chứng từ hóa đơn nộp về cho bộ phận kế toán như quy định. Ít nhất là nhân viên sẽ không cảm thấy việc tôn trọng các chính sách quản lý chi tiêu, quản lý tài sản là cần thiết. Nhân viên sẽ chẳng mấy ai quan tâm đến việc chi tiêu tiết kiệm, sử dụng tiền bạc và tài sản một cách hiệu quả nếu như sếp không làm như vậy. Vì vậy, muốn xây dựng được môi trườn quản lý nơi mà mọi hoạt động được kiểm soát bởi các chính sách hợp lý thì bản thân người chủ, nhân sự cao cấp phải là những người gương mẫu nhất trong việc tuân thủ các qui định chung trong các thủ tục kiểm soát. 
  •  Văn hóa qua chú trọng chỉ tiêu lợi nhuận, doanh thu: Người điều hành, cán bộ cấp dưới bị quá nhiều áp lực do bị giao chỉ tiêu doanh thu quá sức, áp lực bị mất việc, mất thưởng sẽ dẫn đến báo cáo tài chính giả tạo, một trong những nguyên nhân của cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu trong năm qua.
  • Văn hóa nịnh bợ, điều hành công ty bằng miệng của sếp. Sếp nói gì làm gì cũng đúng:  : Điều một- sếp luôn luôn đúng. Điều hai- nếu không thì xem lại điều một!
    • Nhân sự cao cấp thiếu năng lực, tuyển dụng nhân sự cấp dưới dựa vào trình độ " mua vui" nịnh bợ của cấp dưới,  văn hóa nịnh bợ, luồn cúi, gian lận lan tràn trong nội bộ công ty. Sếp thấy nhân viên gian lận thì cũng xuê xoa cho xong để nó khỏi phản mình!
    • Sếp là tất cả, không có điều lệ công ty, không có chính sách nào có hiệu lực nếu sếp không bảo làm như vậy thì anh đừng làm
    • Người chủ/ người điều hành không nhận thức hết được hậu quả của gian lận nội bộ, coi thường các chính sách quản lý
    •  chủ quan trong đánh giá nhân viên gian lận, trong quản lý giám sát dẫn đến thiếu xây dựng chính sách về chống gian lận
  • Văn hóa trốn thuế:
    • Chủ trương trốn thuế bằng việc chạy hai sổ dẫn đến báo cáo quản trị không được chú trọng thích đáng, dẫn đến số liệu không đúng sự thật về hiệu quả thật của hoạt động, dẫn đến chi tiêu lãng phí thành thói quen trong nhân viên
    • Quá chú trọng vào trốn thuế, nên trong tuyển nhân sự kế toán không dựa vào năng lực chuyên môn trong quản trị mà chủ yếu dựa vào khả năng trốn thuế, lách thuế của nhân viên, làm giảm hiệu quả của hệ thống thông tin phân tích kế toán trong việc quản lý tiền vốn, không có thông tin đúng về hiệu quả hoạt động, tạo ra tình trạng lãi giả lỗ thật, thất thoát không lường
    • Trốn thuế dẫn đến người chủ/người điều hành không dám sa thải các nhân viên yếu kém về năng lực và đạo đức do lo sợ bị trả thù cá nhân, bị tố giác với cơ quan thuế, dẫn đến tình trạng trên bảo dưới không nghe.
    •  Trốn thuế dẫn đến phải sử dụng chủ yếu tiền mặt trong thu chi, hoặc sử dụng nhiều tài khoản cá nhân để che giấu giao dịch thu chi, dẫn đến rủi ro cao cho các thủ tục kiểm soát.
  • Quá tin tưởng một số nhân viên thân cận, văn hóa cảm tính trong quản lý: Tin tưởng nhân viên là cần thiết cho tổ chức phát triển, nhưng quá tin tưởng vào sự trung thành của một vài nhân viên thân cận để kiểm soát công ty, mà coi thường, vô hiệu hóa các thủ tục kiểm soát, có thể dẫn đến gian lận do sự khiếp sợ của các nhận viên còn lại đối với uy quyền của nhân viên được sủng ái. Văn hóa họ hàng, thân quen, ưa thích cảm tính,  kiểu làm việc theo ekip cũng  hay dẫn đến tình trạng này.
Vì vậy, biện pháp phòng gian lận hữu hiệu nhất là tránh tạo môi trường cho các văn hóa quản lý tương tự như trên phát triển. Xây dựng văn hóa quản lý minh bạch, tuân thủ, chính sách tuyển dụng, đề bạt cán bộ, lương thưởng cho nhân viên phải căn cứ vào  hiệu quả công việc nhưng không nên chỉ  quá chú trọng vào chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận mà phải chú trọng cả vấn đề tuân thủ, ý kiến sáng tạo, đóng góp vào sự phát triển bền vững, phát triển uy tín cho công ty trên thị trường.


Kỳ sau: Các biện pháp phòng ngừa, phát hiện. Làm gì khi phát hiên thấy nhân viên gian lận?


Chúc các bạn thành công!

Nguyễn Sơn Xuyên M.A,CPA (Aust.)
Tư vấn quản lý tài chính

Email: xuyen.nguyenson829@gmail.com
Mobile: 0904811700


















Duy trì hai bộ sổ kế toán:Thách thức lớn của kế toán mới ra trường

Bài viết nhân dịp kỷ niệm ngày Nhà Giáo Việt Nam 20/11/2012

Mặc dù, ai cũng biết duy trì hai bộ sổ kế toán là vi phạm Luật Kế Toán, nhưng đây là thực trạng phổ biến của các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam.

Vì nhiều nguyên nhân, nhưng một phần do thiếu lợi thế cạnh tranh về nguồn vốn, quy mô, chất lượng, giá cả so với các công ty lớn, các công ty vừa và nhỏ sử dụng trốn thuế như là một trong những vũ khí cạnh trạnh để tồn tại và tích lũy để phát triển. Thực trạng này được các cán bộ thanh tra thuế ngầm ủng hộ nhằm mục đích các nhân.

 Duy trì hai bộ sổ là một thách thức lớn đối với kế toán viên mới vào nghề. 
Chủ doanh nghiệp yêu cầu kế toán duy hai bộ sổ: sổ quản trị nội bộ, sổ thuế là nhằm trốn thuế.
Đây là một vấn đề hết sức khó khăn cho những người hành nghề kế toán: có chấp nhận yêu cầu của chủ không? nếu không chấp nhận thì sẽ bị mất việc, nếu chấp nhận thì có rủi ro pháp lý.

Làm hai sổ như thế nào?
Không có trường lớp chính thức nào cho phép dạy kỹ thuật chạy hai sổ. Tất cả do trường đời mà có:
  • Do làm lâu năm rồi tự đúc rút kinh nghiệm
  • Học hỏi qua đồng nghiệp, bạn bè
  • Bạn sẽ tiến bộ vượt bậc qua các kỳ thanh quyết toán thuế! dần dần bạn sẽ có nhiều kinh nghiệm trong việc trả lời các câu hỏi lục vấn của các cán bộ thanh tra.
Hậu quả với doanh nghiệp: 
  • Có thể bị phát hiện với số tiền phạt và truy thu lớn trong tương lai, dẫn đến tình trạng lãi giả ( khi chưa bị phát hiện), lỗ thật (sau khi bị phát hiện bị truy thu và phạt chậm nộp thuế), bị truy tố theo luật.
  • Việc trốn thuế thường tạo ra văn hóa không tuân thủ các chính sách, thủ tục quản lý, tạo văn hóa không minh bạch trong nội bộ công ty, dẫn đến các hành vi gian lận trong nội bộ của các cán bộ quản lý cao cấp gây thiệt hại cho chủ doanh nghiệp và nhà đầu tư.
  • Đề cao lợi ích ngắn hạn, lợi ích cá nhân, không chia sẻ với đồng nghiệp các thông tin, kinh nghiệm làm việc, thái độ nghi kỵ, cảnh giác, e sợ bị tố giác,  không hỗ trợ trong công việc, v.v...
  • Không có uy tín đối với các nhà đầu tư và các đối tác: ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng do bị đánh giá mức tín nhiệm thấp do rủi ro pháp lý cao.
  • Khó khăn trong việc huy động vốn xã hội thông qua phát hành cổ phiếu, trái phiếu, vay ngân hàng do mâu thuẫn số liệu khi giữa các báo cáo quản trị nội bộ và báo cáo kê khai, thanh quyết toán thuế.
  • Khó khăn trong tổ chức nhân sự do nhân sự kế toán thường xuyên bỏ việc để thoát khỏi tình huống khi đánh giá rủi ro nguy cơ bị phát hiện cao
  • Khó khăn trong tuyển dụng nhân sự kế toán giỏi về quản trị, chuyên môn cao
  • Mời các bạn xem thêm bài viết của tác giả Trần Thủy trên http://vef.vn) dưới đây về ý kiến của một số chuyên gia về hậu quả của thực tế của việc chạy hai bộ sổ của doanh nghiệp Viêt Nam.
Hậu quả với kế toán viên:
  • Người mới vào nghề dễ dàng chấp nhận yêu cầu này của chủ, ngoài việc mong muốn có việc làm thì còn do chưa hình dung hết được hậu quả của việc mình làm! 
  • Người làm lâu năm trong nghề thì thường xuyên phải tìm cách thoát khỏi hậu quả bằng cách thường xuyên thay đổi công việc.
  • Tâm lý bất an do lo sợ bị phát hiện
  • Áp lực công việc do phải làm khối lượng sổ sách gấp đôi, đối phó, mâu thuẫn số liệu giữa các báo cáo, áp lực thường xuyên làm thêm giờ, không nghỉ lễ, nếu không cân bằng tốt có thể ảnh hưởng đến cuộc sống gia đình
  • Các hậu quả của việc vi phạm pháp luật
  • Các hậu quả của việc vi phạm đạo đức nghề nghiệp: bị rút phép hành nghề nếu hiệp hội nghề có thông tin vi phạm của hội viên.
Lời khuyên cho các bạn sinh viên mới ra trường:
Ai cũng biết nguyên tắc của thị trường là: khách hàng luôn đúng và tuy nhiên thị trường có nhiều phân đoạn khách hàng với  nhu cầu khác nhau, bạn chọn ai là khách hàng của mình?
Tôi có vài điều chia sẻ với các bạn trẻ:
  •  Nếu bạn đã xác định mình sẽ là một người làm nghề kế toán chuyên nghiệp, bạn hãy xác định cho mình điều gì là giá trị thực sự đối với bạn?
  •  Bạn chú trọng vào đầu tư cho  nghề nghiệp lâu dài hay bạn chú trọng kiếm tiền nhanh ngay trước mắt? xác định điểm cân bằng giữa đầu cơ và đầu tư là việc không dễ , nhưng ai cũng phải làm!
  • Sau đó bạn hãy xác định phân đoạn khách hàng của bạn là ai? họ cần gì thì bạn đầu tư cho những kỹ năng, dịch vụ mà họ cần
  • Đây là quyết định riêng của các bạn. Tuy nhiên, cũng như kinh doanh trước khi làm điều gì thì hãy đánh giá mức độ rủi ro mà mình có thể chịu được rồi hãy làm
Tôi tin là với sự thông minh của các bạn trẻ, các bạn sẽ tìm được cho mình con đường đi riêng phù hợp với mình để đạt được mục tiêu của riêng mình.

Chúc bạn thành công với nhưng ước mơ và mục đích của mình

Nguyễn Sơn Xuyên M.A, ASA
Tư vấn quản lý

Mong nhận được sự phản hồi góp ý của tất cả các bạn, email: xuyen.nguyenson829@gmail.com
(Nguồn: http://vef.vn)
...........Bên cạnh đó, DN Việt Nam cũng đang bị "mất điểm" trong con mắt khách hàng và nhà đầu tư do thiếu minh bạch. Biểu hiện rõ ràng nhất là việc sử dụng 2 sổ kế toán tồn tại phổ biến trong các DN Việt Nam. Không ít các doanh nghiệp đã tiết lộ, khi cài phần mềm kế toán, thường yêu cầu cài thêm vào 1 máy khác để chạy phần kế toán nội bộ.
Thậm chí, theo ông Phạm Hồng Hải: "nhiều DN vẫn duy trì chế độ 2 sổ sách, một báo lỗ với cơ quan thuế để tránh nộp thuế, còn một báo lãi trong nội bộ. Điều này rất khó cho ngân hàng để cho vay hỗ trợ DN vì không biết số nào là thực, số nào là giả. Duy trì 2 sổ sách kế toán làm suy giảm lòng tin giữa ngân hàng và DN", ông Hải nói.
Theo chuyên gia kinh tế Lê Đăng Doanh, trong thực tế kinh doanh ở Việt Nam, các doanh nghiệp hay sử dụng hai sổ sách, để trốn thuế…Tình trạng này dẫn đến hậu quả khi DN phá sản, nếu đệ đơn lên, tòa sẽ thụ lý và xem xét tất cả các hồ sơ, chứng từ có liên quan và rất có thể một vụ phá sản thuần túy dân sự có thể trở thành một vụ phá sản hình sự.
Vì vậy, nhiều doanh nhân rất e ngại khi phải đệ đơn xin phá sản thay vì được luật pháp bảo hộ, họ có thể dễ dàng bị truy cứu hình sự. Kết quả là trong nền kinh tế Việt Nam vẫn còn tồn tại và hoạt động không ít những "xác chết biết đi". Đối với những chủ doanh nghiệp đã phá sản tiếp tục duy trì một doanh nghiệp không có tương lai là một bi kịch, thậm chí, có thể là một thảm kịch về tinh thần, tài chính.


Chúc các bạn thành công!

Nguyễn Sơn Xuyên M.A,CPA (Aust.)
Tư vấn quản lý tài chính

Email: xuyen.nguyenson829@gmail.com
Mobile: 0904811700





Một số hạn chế của sinh viên kế toán mới ra trường

Một góc nhìn từ doanh nghiệp

Nhân dịp kỷ niệm 20 năm thành lập khoa Kế toán- Kiểm toán trường ĐH KTQD Hà Nội, với mong muốn góp phần đào tạo thế hệ trẻ của đất nước, với góc độ của một người đã tham gia giảng dạy và làm công tác thực tiễn quản lý hơn hai mươi năm trong lĩnh vực kế toán tài chính cho một số công ty, tổ chức đa quốc gia như Ford Việt Nam, Telstra Việt Nam, AIT Việt Nam, tôi xin đóng góp một vài ý kiến liên quan đến những khó khăn chung trong công việc của sinh viên khi ra trường và đề xuất hoàn thiện chương trình đào tạo kế toán-kiểm toán tại các trường đại học khối kinh tế ở Việt Nam.

Các vấn đề liên quan đến môi trường làm việc 

Thực tế sinh viên khi ra trường không có nhiều khó khăn về kiến thức vì kế toán là một nghề có tính logic cao nên thường là không khó khăn lắm khi vận dụng vào thực tế như các chuyên ngành khác như là marketing, nhân sự, bán hàng,… nhưng sinh viên kế toán vẫn thấy khó khăn trong công việc vì sinh viên chưa được trang bị các kiến thức liên quan đến môi trường làm việc hàng ngày tại các công ty.
Hiểu biết đơn giản nhất có thể là việc sử dụng khai thác các phương tiện thiết bị làm việc trong văn phòng như hệ thống mạng LAN cùng với các thiết bị ngoại vi như là máy in, máy photocopy, máy scan, máy chiếu, máy photo, máy hủy tài liệu, vv…đa số các lỗi phổ biến khi sử dụng thiết bị là do người sử dụng chưa qua đào tạo cơ bản. Ngày nay, công cụ và môi trường làm việc của nhân viên không chỉ giới hạn với một cái máy tính mà bao gồm nhiều hệ thống: hệ thống kết nối WAN, hệ thống teleconferencing, hệ thống videoconferencing, hệ thống lư trữ điện tử, hệ thống 5S, hệ thống ISO, hệ thống mã vạch trong quản lý hàng hóa, tài sản, hệ thống thanh toán thẻ điện tử (credit card, debit card), hệ thống điểm bán hàng chuyển tiền điện tử (electronic transfer point of sales-ETPOS), hệ thống thông tin ERP trong quản lý công ty đa quốc gia v.v

Hiểu biết và vận dụng hệ thống văn bản pháp lý 

 Một nhân viên kế toán trẻ có thể làm tốt công việc sổ sách của công ty đúng form mẫu và nộp cho giám đốc và cơ quan thuế đúng thời hạn qui định nhưng chủ doanh nghiệp vẫn có thể bị thiệt hại nếu trong sổ sách báo cáo bao gồm cả các chi phí không hợp lý hợp lệ. 
Tính và kê khai thuế: tính thuế và kê khai thuế là công việc hàng tháng, hàng quí theo qui định nghiêm ngặt của cơ quan quản lý. Chi phí thuế chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, vì vậy việc tính toán đúng, đủ tiền thuế phải nộp và nộp đúng hạn là một kỷ luật tài chính cao nhất trong doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp khi chưa thanh tra thuế thì có lãi, sau khi thanh tra thuế thì lỗ ròng vì số thuế do kế toán kê khai không đầy đủ không phải do cố ý mà nhiều khi là do chưa hiểu luật. 
Vì vậy, tôi thiết nghĩ mộ quản lý thuế nên được đưa vào chương trình môn học như là một môn học bắt buộc khi thi tốt nghiệp vào năm cuối trước khi ra trường.

Trình bày thông tin và truyền đạt thông tin 

Đa phần sinh viên mới ra trường thấy lúng túng trong việc thu thập thông tin trong và ngoài phòng kế toán, gặp khó khăn trong thuyết trình, trình bày trước nhóm làm việc, trong các cuộc họp của ban giám đốc, trong việc báo cáo các thông tin tài chính cho các bộ phận khác với nội dung và hình thức trình bày phù hợp. Một giám đốc bán hàng sẽ nhanh chóng nắm được tình hình bán hàng và đưa ra quyết định bán hàng phù hợp nếu anh ta xem một biểu đồ hình bánh cho thấy tỷ trọng của các sản phẩm bằng hình ảnh hơn là một bảng tính excel liệt kê các con số quá chi tiết. Vì lý do thời gian, một CEO mong muốn trong thời gian ngắn nhất có được một báo cáo tài chính dài không quá một trang giấy mà vẫn đày đủ thông tin để ra quyết định. Tôi đề xuất nên đưa nội dung về các phương pháp trình bày, truyền đạt thông tin quản lý, kỹ năng viết thư quản lý, viết báo cáo vào một chương mục của môn lý thuyết kế toán với gócđộ là một hệ thống thông tin, giảm bớt sự khô khan, khó hiểu và nhàm chán của môn học lý thuyết.

Hòa nhập trong môi trường thường xuyên thay đổi

Hiện nay do nhiều lý do khách quan và chủ quan mà phương pháp đào tạo các môn học quản lý nói chung và môn học kế toán-tài chính-kiểm toán nói riêng vẫn là chủ yếu là phương pháp giảng dạy truyền thống, thầy giảng giải, đọc bài, sinh viên ghi chép. Để giúp học sinh có thói quen tiếp cận công việc chủ động tích cực như trong thực tiễn, cần rèn cho SV phương pháp làm việc trong môi trường cạnh tranh cao. Vì vậy, các giờ thảo luận nhóm với sự trợ giúp của giảng viên nên là phương pháp ưu tiên trong quá trình đào tạo.
Về hệ thống bài tập: kế toán-tài chính-kiểm toán là một môn khoa học quản lý sử dụng chủ yếu phương pháp số liệu và đòi hỏi tính thận trọng và chính xác cao. Theo tôi nên sử dụng loại câu hỏi trắc nghiệm đối với các kiến thức cơ bản. Do có phương án lựa chọn, nên tiết kiệm thời gian làm bài do đó có điều kiện mở rộng lượng kiến thức cần kiểm tra. Câu hỏi trắc nghiệm giúp cho sinh viên luyện tập phương pháp tham khảo ý kiến chuyên gia, lựa chọn phương án tối ưu, là những phương pháp hay được sử dụng trong quá trình ra quyết định trong thực tiễn quản lý. 
Kiến thức quản lý tài chính và môi trường vĩ mô 
 Một kế toán giỏi phải biết tham mưu cho giám đốc về cấu trúc vốn đem lại lợi ích kính tế tối ưu cho các cổ đông của công ty, phải là người đầu tiên thổi còi báo động khi công ty đứng trước nguy cơ rủi ro về tài chính như khả năng bị thôn tính trên sàn giao dịch, khả năng thanh toán, tính thanh khoán thấp, giá trị cổ phiếu bị sói mòn do các nguồn vốn đã được sử dụng không hợp lý, hoặc vì các nguyên nhân vĩ mô khác.
Tóm lại, một giám đốc tài chính, một kế toán trưởng giỏi không thể không có những hiểu biết sâu rộng về tài chính cũng như kiểm toán.

Bài viết tham gia Hội thảo Khoa học Quốc gia : Đổi mới đào tạo kế toán-kiểm toán trong các trường đại học khối kinh tế ở Việt Nam. 


Người theo dõi