Gian lận trong nội bộ nhân viên (số 4)

Tiếp theo số 3
Người chủ, người quản lý nên làm gì để xây dựng hệ thống ngăn ngừa, phát hiện gian lận?

Nguyên tắc chung là phòng hơn chống, bí mật bất ngờ trong điều tra phát hiện! như đã đề cập chi tiết trong phần 3, các doanh nghiệp tư nhân nên chú trọng xây dựng văn hóa quản lý tốt để giảm thiểu các động cơ dẫn đến gian lận. Văn hóa quản lý dựa trên sự minh bạch, công khai hóa các thông tin quản lý là một môi trường tốt để giảm thiểu gian lận. Nên dần dần xóa bỏ văn hóa quản lý theo kiểu gia đình, hoặc nhóm lợi ích, tuyển dụng quá nhiều người nhà, người thân mà không căn cứ vào năng lực và phẩm chất của nhân viên, văn hóa cảm tính trong quản lý, văn hóa quá chú trọng vào chỉ tiêu lợi nhuận, thường xuyên gây áp lực cho nhân viên với việc liên tục tăng chỉ tiêu khoán doanh thu, vv...

• Xây dựng và thực hành chính sách tuyển dụng nhân viên công khai, minh bạch, cẩn trọng trong thẩm định hồ sơ, bằng cấp, tham chiếu lịch sử làm việc đối với các vị trí nhạy cảm: Giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ, thủ kho, bảo vệ, mua hàng. Đào tạo kỹ trước khi sử dụng. Lưu ý những ứng viên có các mối quan hệ gia đình, người thân không nên cùng tuyển vào các vị trí : giám đốc, kế toán, thủ quỹ, thủ kho, nhân sự. Lưu ý không tuyển dụng các nhân viên có bằng cấp, lịch sử làm việc không rõ ràng.
• Xây dựng và công bố văn bản quy tắc ứng xử cho nhân viên, trong đó xác định rõ gian lận ở mọi mức độ là không được chấp nhận và sẽ bị sa thải. Thường xuyên chú trọng tuyên truyền vận động nhân viên tuân thủ quy tắc ứng xử.  Như là một thủ túc tuyển dụng, yêu cầu mọi nhân viên đọc và ký kết bản cam kết tuân thủ các quy tắc ứng xử của nhân viên.
• Phân công chia tách nhiệm vụ: Nếu có điều kiện, không nên phân công một nhân sự duy nhất thực hiện một nghiệp vụ từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Nên chia tách công việc cho nhiều người thực hiện để hạn chế cơ hội gian lận do nhân viên có ý đồ phải có được sự thỏa hiệp của các nhân viên khác. Ví dụ: thủ kho không kiêm bảo vệ hoặc là người thân của bảo vệ. Thủ quỹ không kiêm kế toán hoặc là người nhà của kế toán. Kế toán trưởng, thủ quỹ, thủ kho, kiểm toán nội bộ không phải là người nhà của giám đốc.
• Xây dựng thủ tục báo cáo để khuyến khích nhân viên phát giác và báo cáo các hành vi gian lận, có chính sách thưởng thích đáng
• Giám sát thái độ của nhân viên. Lưu ý một vài thái độ:
• Nếu một nhân viên kế toán làm tất cả mọi việc thì phải rà soát lại công việc của anh ta, nếu bạn không có thời gian thì thuê dịch vụ ngoài
• Nhân viên thường xuyên làm việc ngoài giờ, ngày nghỉ ( có thể để dễ gian lận mà không bị ai phát hiện)
• Nhân viên có biểu hiện chi tiêu quá mức thu nhập cho phép
• Nhân viên, bộ phận không nộp báo cáo hoặc báo cáo không đúng hạn vì mọi nguyên nhân
• Nhân viên bị phát hiện nộp hồ sơ bằng cấp giả
• Nhân viên chấp nhận mức lương thấp không tương xứng với mức trên thị trường cho vị trí, năng  lực tương đương
• Hệ thống két bạc luôn được kiểm tra tình trạng an an ninh an toàn, chống cháy, mã khóa, hai chìa, nộp tiền mặt vào ngân hàng kịp thời vào cuối ngày, hạn chế lưu giữ khối lượng lớn qua đêm, có biện pháp bảo vệ khi đi nộp, rút tiền, thay đổi tuyến đường, thời gian vận chuyển, ít nhất có hai người đi cùng.
• Đừng bao giờ ký khống, hoặc ký các giấy tờ chưa được điền đầy đủ, hoặc chưa có thời gian đọc kỹ.
• Không bao giờ chấp nhận trả tiền cho các hóa đơn copy (tránh rủi ro trả hai lần hoặc số liệu hóa đơn đã bị sửa đổi).
• Nhân sự của các vị trí có rủi ro gian lận cao như nhân viên mua hàng nên được thường xuyên thay đổi và được giám sát thái độ, giám sát các mối quan hệ, nên có hai nhân viên mua hàng để có tham chiếu chéo.

Các biện pháp có thể tự làm nhưng nên thuê ngoài để đảm bảo tính độc lập khách quan:

• Hàng năm, thuê dịch vụ kiểm toán nội bộ bên ngoài vào kiểm tra đột xuất sổ sách kế toán. Kiểm kê đột suất quỹ tiền mặt, kho hàng, đối chiếu với sổ sách kế toán.
• Động viên kế toán nghỉ phép, thuê nhân viên có chuyên môn cao từ bên ngoài vào làm thay trong thời gian nghỉ phép. Có thể có cơ hội phát hiện sai phạm của nhân viên kế toán trong thời gian này.
• Thường xuyên kiểm tra đối chiếu sổ sách của kế toán với kinh nghiệm quản lý, với thực tế hàng hóa, tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng, kiểm kê kho.
• Rà soát lại các nhà cung cấp đã giao dịch xem có phải là các nhà cung cấp đã được phê chuẩn lựa chọn không?
• Rà soát lại các khách hàng xem có thật không? đơn giản nhất là gian lận lấy các khoản hỗ trợ khách hàng, hoặc chuyển hàng đi mà tiền hàng không bao giờ trở lại!
• Có hệ thống kiểm tra email của nhân viên để lọc các thông tin tổ chức gian lận, tiết lộ thông tin nhạy cảm.
• Phân tích bảng kê điện thoại, lưu ý các cuộc gọi có thời lượng dài bất thường, thường xuyên cho một số máy lạ.
• Xây dựng hệ thống nội gián trong nhân viên: Nhiều trường hợp cần sử dụng nhân viên điều tra có nghiệp vụ giả làm nhân viên để điều tra thông tin nội gián cho những sai phạm phức tạp, với môi trường có rủi ro gian lận cao như nhà hàng, khách sạn, siêu thị, kho hàng, cửa hàng hoạt động độc lập...
• Xây dựng sơ đồ bộ máy tổ chức với chức năng nhiệm vụ rõ ràng, qui định thủ tục ủy quyền phê chuẩn hợp lý: loại nghiệp vụ, mức tiền được phê duyệt, quy trình phê duyệt

Kỳ sau: Làm gì khi phát hiên thấy nhân viên gian lận?


Nguyễn Sơn Xuyên M.A,CPA (Aust.)
Tư vấn quản lý tài chính

Email: xuyen.nguyenson829@gmail.com
Mobile: 0904811700