CHỦ DOANH NGHIỆP KIỂM TRA NHANH BẢNG TÍNH LƯƠNG

Phần 1: Kiểm tra bảng tính lương hàng tháng

Qua kinh nghiệm làm việc nhiều năm, tôi nhận thấy việc tính lương, thưởng, thuế thu nhập cá nhân, các loại bảo hiểm vì nhiều nguyên nhân là lĩnh vực rủi ro sai sót cao, cần phải chú trong khâu kiểm tra giám sát của chủ doanh nghiệp và người quản lý. Các nguyên nhân dẫn đến sai sót có thể là: Các chính sách thuế, bảo hiểm thường xuyên thay đổi, các doanh nghiệp đang trong quá trình thường xuyên thay đổi tổ chức, nhân sự thường xuyên thay đổi, trình độ kế toán viên hoặc còn nhiều hạn chế trong nghiệp vụ hoặc chịu nhiều sức ép công việc do quá tải, phân công công việc chồng chéo, chạy hai sổ,...

Với quy mô nhỏ, người chủ doanh nghiệp có thể không có điều kiện thuê các nhân sự kế toán chuyên nghiệp, phải sử dụng nhân sự đa nhiệm vụ hoặc không có điều kiện sử dụng các phần mềm tính lương tiên tiến, hoặc không có bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập như các công ty lớn, thì việc kiểm tra giám sát việc tính lương, thưởng, hoa hồng bán hàng có thể là một công việc mà người chủ doanh nghiệp phải tự mình đảm trách. Bài viết này mục đích giúp các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ hiểu được tầm quan trọng của việc kiểm tra, những rủi ro và biện pháp ngăn ngừa các sai sót trong tính lương, tính thuế TNCN, BHXH, BHYT, BHTN.

Chi phí nhân công là một khoản chiếm tỷ trọng lớn trong chi  phí hoạt động. Việc tính lương có thể là đơn giản với một số đơn vị nhưng rất phức tạp và rủi ro sai lệch rất cao đối với những đơn vị mà số lượng nhân viên thường xuyên thay đổi, đang trong quá trình thường xuyên thay đổi tổ chức hoặc tổ chức hoạt động phân tán trên nhiều địa bàn khác nhau, trả lương theo nhiều phương thức khác nhau: sản phẩm sản xuất, hoa hồng bán hàng, hợp đồng thời vụ, trả theo vụ việc....

Bảng lương cơ bản thực tế hàng tháng là cơ sở để kế toán tính toán chi phí trích nộp cơ quan bảo hiểm xã hội, y tế, và tính thuế thu nhập cá nhân.

Vì vậy, xem xét, kiểm tra bảng lương là một trong những công việc quan trọng  mà người chủ doanh nghiệp, hoặc người quản lý cần chú trọng trong công tác kiểm tra giám sát (định kỳ hàng tháng, hàng quý)

Bài viết không đề cập chi tiết đến các phương pháp tính lương, hoặc quy trình tính lương, mà tập trung lưu ý một số lỗi phổ biến và biện pháp mà người chủ doanh nghiệp cần lưu ý trong việc tổ chức, thực hiện kiểm soát công việc tính lương, tính bảo hiểm, tính thuế để giảm thiểu rủi ro sai sót và gian lận.

Một số các lỗi phổ biến cần lưu ý khi kiểm tra:

1. Áp dụng sai các qui định về thuế suất, tỷ lệ nộp bảo hiểm, hoặc sử dụng văn bản đã lạc hậu
2. Sử dụng bảng tính lương với các công thức sai: công thức tính thuế, công thức tính BHXH, BHYT, BHTN
3. Không cập nhật bảng lương với nhân sự đã nghỉ việc
4. Không cập nhật bảng lương với nhân sự mới, lương mới
5. Không cập nhật mức lương mới
6. Nhập số liệu sai vào bảng tính
7. Tính toán sai
8. Tạo nhân viên ma trong bảng tính lương
9. Sử dụng bảng tính công, thống kê sản phẩm, hợp đồng lao động chưa được phê duyệt bởi người được ủy quyền

Phương pháp kiểm tra hàng tháng:

1. Yêu cầu kế toán lập bảng đối chiếu bao gồm các thông tin sau:
2. Tổng số lương, thưởng, thuê, bảo hiểm trong tháng
3. Tổng chênh lệch so với tháng trước
4. Bảng phân tích số chênh lệch theo các nguyên nhân:
• nghỉ việc: kiểm tra với quyết định thôi việc
•  nhân viên mới: kiểm tra với hợp đong LĐ mới
• thưởng đột xuất: quyết định thưởng
• tăng lương: quyết định tăng lương
• thay đổi chính sách thuế: tư vấn thêm chuyên gia về áp dụng thuế mới
• thay đổi  chính sách bảo hiểm: tư vấn thêm chuyên gia về áp dụng thông tư mới
• các nguyên nhân khác (do chênh lệch tỷ giá,  do làm tròn, ....nếu số tiền nhiều thì phải tiếp tục phân tích kỹ hơn có thể do lỗi hoặc gian lận)

 

Nếu việc tính lương của đơn vị phức tạp, hoặc có tình tiết nhạy cảm thì công việc kiểm tra có thể thuê dịch vụ ngoài nếu cần. Loại dịch vụ này rất phổ biến và rẻ thôi, chủ yếu là tăng cường tính độc lập, nhằm phát hiện lỗi, hoàn thiện bổ xung và thẩm định trình độ của kế toán. Việc thuê ngoài có thể là đột xuất, một vài tháng trong năm, không nhất thiết phải làm thưòng xuyên lâu dài gây tốn kém.

Việc xây dựng bảng tính lương chuẩn một lần ban đầu nên thuê dịch vụ ngoài có chuyên môn tin cậy. Sau này, chỉ cần kiểm tra phân tích số chênh lệnh so với tháng trước.

Hàng tháng, người chủ, người quản lý nên trực tiếp kiểm tra ( 100% hoặc mẫu) tất cả các nguyên nhân thay đổi so với tháng trước bằng cách đối chiếu với văn bản gốc: hợp đồng lao động với nhân viên mới, bảng đối chiếu sản phẩm hoàn thành nếu trả lương theo sản phẩm, quyết định tăng lương, quyết định thưởng đột xuất, quyết định nghỉ việc với số tiền phụ cấp nghỉ việc nếu có, văn bản thuế, bảo hiểm,...

Lưu ý trong phân công công việc: 

1.  Nhằm tăng cường kiểm tra chéo, giảm rủi ro, nên tách quá trình thanh toán lương được thực hiện bởi một số nhân sự có chuyên môn, được ủy quyền.Tuyệt đối tránh một người làm tất cả các khâu. Cụ thể là: Khâu lập bảng tính công, tính lương; kiểm tra phê duyệt ; viết phiếu chi, làm lệnh chuyển tiền; thủ quỹ phát lương là các nhân sự riêng biệt. Người chủ có thể đảm trách các khâu phê duyệt bảng tính lương, tính thuế, ký duyệt chuyển tiền.
2. Nhân viên kế toán bắt buộc phải thành thạo sử dụng bảng tính Excel, nên có chứng chỉ đã qua đào tạo Excel thì càng tốt.

Nguyễn Sơn Xuyên M.A,CPA (Aust.)
Tư vấn quản lý tài chính

Email: xuyen.nguyenson829@gmail.com
Mobile: 0904811700