GIAN LẬN NỘI BỘ ( BÀI CUỐI)

Tiếp theo số 4

Các số trước tôi đã đề cập đến bản chất, hậu quả, văn hóa quản lý liên quan, biện pháp phòng ngừa gian lận nội bộ.

Số này tôi đề cập đến vần đề cuối cùng là nên làm gì  khi bạn phát hiện ra nhân viên gian lận.

Có một lần, trong khi tôi đang bù đầu với kế hoạch IPO mà sếp giao thì nhận được báo cáo trong công ty đã xẩy ra mất trộm tài sản là một số bộ sò vi xử lý (processors) của các máy PC tại một văn phòng đã được khóa kỹ và bảo vệ ngày đêm túc trực đã biến mất. Cũng như mọi người cảm giác đầu tiên của tôi là cực kỳ tức giận và nghi ngờ tràn ngập trong đầu. Sau khi phát hiện và xử lý xong vụ việc ổn thỏa, tôi cũng rút ra cho mình một vài kinh nghiệm cho sự việc tương tự. Điều cực kỳ quan trọng là trong mọi trường hợp là hãy kiềm chế cảm xúc. Không nhất thiết phải làm ầm ĩ về sự việc vừa được phát hiện dẫn đến xáo trộn trong công ty,  trong khi bên ngoài một vài nhân viên đang rất xúc động với tin tức vừa nhận được,  hãy bình tĩnh đóng cửa phòng một mình suy xét và lên kế hoạch cần làm gì? Quyết định cuối cùng của tôi là lập kế hoạch giăng bẫy tên trộm và đã thành công!

Vì bạn vẫn phải tiếp tục kinh doanh nên mục tiêu của bạn không phải là sa thải  ngay lập tức nhân viên vi phạm mà còn cố gắng biến sự cố thành cơ hội để tìm hiểu các động cơ dẫn đến gian lận, còn có ai liên quan, quy trình kiểm soát của bạn sơ hở ở khâu nào? Ai là người hỗ trợ, tổ chức đằng sau nhân viên này. Ngoài ra, nếu bạn muốn sa thải nhân viên bạn phải tìm hiểu luật để thực hiện quy trình một cách hợp pháp. Bạn nên yêu cầu tư vấn của luật sư trước khi công bố sa thai nhân viên. Tốt nhất là nên có một điều khoản trong hợp đồng lao động, hoặc chính sách nhân sự của công ty về những sai phạm sẽ bị sa thải ngay và vô điều kiện.

 Muốn vậy, khi nhận được thông tin gian lận, thay vì quá xúc động và làm ầm ỹ trong cơ quan, bạn phải cố gắng tìm cách thu thập và bảo vệ các bằng chứng gian lận, đồng thời gọi người tin cậy để tham mưu ( là một doanh nghiệp, bạn nên duy trì một vài mối quan hệ quen biết với bên công an điều tra), tìm cách thu thập bằng chứng, vật chứng, nhân chứng. Có thể bạn phải tạo điều kiện để cho nhân viên kia tiếp tục vi phạm. Một bức ảnh, hình camera , hay một vài nhân chứng , vật chứng là cần thiết để bảo vệ bạn về sau.

Sau khi bạn đã thu thập đầy đủ các bằng chứng cụ thể về gian lận thì mới cho triệu tập nhân viên liên quan đến văn phòng để thông báo về quyết định của bạn. Bạn nên yêu cầu một người khác ( như là người trung gian) ở cùng với bạn trong khi bạn chất vấn nhân viên vi phạm để có người làm chứng cho mọi lời khai báo, trao đổi giữa hai bên. Bạn nên cho thư ký làm biên bản về cuộc trao đổi. Kết quả cuối cùng của buổi trao đổi với nhân viên có thể là một thông báo cảnh cáo, một quyết định sa thải. Hơn nữa, qua cuộc trao đổi bạn cố gắng khai thác thêm các thông tin khác như: những nhân viên có liên quan, cách thức, thời gian. 

Có thể là một quyết định  không bị sa thải nhưng với điều kiện phải khai báo thành khẩn những nhân viên có liên quan, cách thức gian lận để rà soát lại hệ thống kiểm soát nội bộ.

Bạn có nên báo cho công an hay không? theo tôi tùy thuộc vào tính nghiêm trọng và hậu quả của sự việc. Nếu việc làm ăn của bạn không có gì nhạy cảm khi sự việc được ban bố rộng rãi và bạn muốn bên vi phạm phải bồi thường cho công ty một số tiền lớn thì có thể bạn phải báo để công an vào cuộc! Nếu đang chạy hai bộ sổ kế toán thì nên xử lý nhân viên sai phạm thế nào chắc là bạn biết rồi!

End!

Chúc bạn thành công!

Nguyễn Sơn Xuyên M.A,CPA (Aust.)
Tư vấn quản lý tài chính

Email: xuyen.nguyenson829@gmail.com
Mobile: 0904811700